Pientalon energiaratkaisujen hankinta – yksin vai yhdessä?

Sitra selvitti hiljattain ryhmähankinnan mahdollisuuksia uusiutuvan energian käyttöön ottamisen helpottamiseksi. Tämä artikkeli tuo lisävalaistusta yhteishankintojen tekemiseen ja niiden tuomiin mahdollisuuksiin.

Yhteishankinnoille on tarvetta

Yhteishankinnoilla voidaan lisätä suunnitteluun joustavuutta, parantaa talotekniikan käyttöönottoa sekä tuoda varsinaiseen rakentamiseen ammattitaitoa. Yhteishankintojen yleistyminen ja monipuolistaminen edellyttävät kuitenkin tietoa ja ymmärrystä yhteishankinnan menettelytavoista, toimijoiden parempaa keskinäistä verkostoitumista sekä yleensäkin parempia yhteistoiminnan pelisääntöjä.

Tällä hetkellä omakotirakentajat tekevät pieniä yhteisostoja juuri silloin, kun sellaiselle ilmenee tarvetta. Yhteishankintojen tarpeita ja tilaisuuksia syntyy usein samalla alueella ja samaan aikaan rakentavien kesken. Erityisesti paritalon rakentamisessa asuntokohtaiset tehokkuusedut tunnistetaan, koska talot ovat usein samanlaisia ja molempien talojen rakennuttaja on usein sama taho tai ainakin toisensa tuntevia. Vierekkäisille tonteille rakentavat toteuttavat erilaisia yhteishankintoja, jos rakennuttajat tuntevat vähänkin toisiaan ja pitävät yhteyttä keskenään. Yhteisesti hankitaan tänä päivänä esimerkiksi maaperätutkimuksia, maalämpökaivon porauksia, rakennuspuutavaran hankintaa, laitevuokrausta tai maan kaivuuta ja -siirtoa. Yhteishankintaan kannustaa omien ja eri osapuolille tulevien etujen tunnistaminen. Yhteishankinta siis toteutuu aktiivisten rakennuttajien kesken siellä, missä tarpeet tunnistetaan, tarpeet ovat samankaltaisia, hyödyt ovat ilmeisiä ja ajankohta otollinen.  Olisiko mahdollista saada enemmän ja laajempia hyötyjä kaikille osapuolille yhteishankinnoista? Mitä yhteishankintojen edistäminen vaatisi? Näihin kysymyksiin lähdettiin hakemaan vastauksia rakennuttajilta ja rakentamisen ammattilaisilta keväällä 2012.

Tämä artikkeli perustuu keväällä 2012 toteutettuun käyttäjätutkimukseen, jonka toteuttivat käyttäjälähtöiseen kehittämiseen perehtyneet teollinen muotoilija Vesa Kemppainen ja DI Kimmo Rönkä Movense Oy:stä. Työn tilaajana oli valtakunnallinen Asumisen osaamisklusteri (ks. tarkemmin www.livingbusiness.fi). Käyttäjätutkimuksen tavoitteena oli selvittää energiaratkaisujen yhteishankinnan lähtötilannetta, haasteita ja kehittämismahdollisuuksia. Tutkimuksen tarkoituksena oli saada tietoa ja ymmärrystä käyttäjä- ja asiakaskokemuksista. Taustatiedon pohjalta tehtiin nykytilanne-analyysi ja valittiin tärkeimpiä muutoshaasteita energiaratkaisuiden yhteishankintojen edistämiseksi. Haastatteluihin osallistui viisi asukas-rakennuttajaa, rakennustarkastaja, tarkastusinsinööri, talopaketin myyjä, kolme paikallista isännöitsijää ja energiaosuuskunnan asiantuntijaa Joensuun seudulta.

Artikkelin taustalla oleva rajattu tutkimus toteutettiin teollisen muotoilun menetelmällä, jossa tutkija oppii erilaisilta käyttäjiltä itseltään ja tosielämän tilanteissa. Tässä yhteydessä tunnusteltiin myös, mitä käyttäjät olisivat valmiita tekemään, jos asiat olisivatkin hiukan toisin. Tällaisen tutkimusmenetelmän tyypillisiä piirteitä ovat erilaiset osallistujat, arjen kokemuksien kerääminen, empaattisuus ja puolueettomuus. Tutkimusmenetelmällä saadaan mahdollisimman käytännönläheistä ja inhimillistä tietoa (rationaalista ja irrationaalista) todellisten kehittämistarpeiden hahmottamista ja eteenpäinviemistä varten.

Viisi tärkeintä energiaratkaisun yhteishankinnan kehitystarvetta

Keväällä 2012 toteutetussa käyttäjätutkimuksessa tuli esiin erilaisia tilanteita, tarpeita ja tuntemuksia – sekä hyviksi että huonoksi koettuja asioita energiaratkaisujen yhteishankinnoista. Runsaan ja rikkaan tausta-aineiston pohjalta on koottu aiheita ja ilmiöitä, jotka toistuvat tai vaikuttavat merkittävästi käyttäjien valintoihin. Valitut aiheet ovat myös toimialalla vähän huomiota saaneita aiheita tai kokonaisuuksia, joita olisi syytä ottaa huomioon entistä enemmän. Alla on lueteltu ja koottuna viisi (TOP 5) aihetta, jotka ovat rakennuttajille ja rakentajille ajankohtaisia tai muuten merkityksellisiä. Nämä tuovat osaltaan lyhyen tai pitkän tähtäimen muutoshaasteita rakentamisen toimialalle. Tärkeitä asioita rakentamisen kehittämisessä on myös näiden asioiden lisäksi, mutta tässä on keskitytty energiaratkaisun yhteishankintaan.

Energiaratkaisun yhteishankinnan TOP5 aihetta ovat:

1. Yhteishankinnat alusta lähtien
2. Yhteishankinnan palvelukonseptit
3. Yhteishankinnat uuden tekniikan käyttöönotossa
4. Yhteishankintoja ja parempaa verkostojohtamista
5. Pelisäännöt yhteishankinnassa

1. Yhteishankinnat alusta lähtien. Talon ratkaisut tehdään yhä pidemmälle jo suunnitteluvaiheessa, jolloin päätetään paljolti tulevista rakentamisen hankinnoista, menetelmistä, tekniikasta ja aikataulusta. Tällöin asukas-rakennuttajat ja suunnittelijat vähentävät tai lisäävät – osin tiedostamatta – erilaisia yhteishankinnan mahdollisuuksia. Riskinä on myös, että toimittaja toteuttaa yhteistilauksen vain näennäisesti yhteisenä, kun aito ja optimoitu yhteishankinta ja toisi enemmän hyötyjä ja lisäarvoja sekä rakennuttajalle että toimittajille.

Rakennuttajien kannalta yhtenä haasteena on rakennusprojektien avaaminen toisten rakennuttajien kanssa jo varhain ennen lopullisia suunnitelmia. Suomalaiseen kulttuuriin ei ole kuulunut kertoa oma-aloitteisesti tulevista rakennushankkeista tuttujen kanssa, saati sitten tuntemattomien kanssa. Yhteiset rakentamisaikeet tulevat esille vain sattumalta esimerkiksi talopakettiyrityksen taloesittelyssä. Lisäksi paikallisissa kunnan, organisaation tai yrityksen järjestämissä rakentajailloissa on mahdollista tavata muitakin rakennuttajia. Käyttäjäfoorumeja ja verkkopalveluja voidaan käyttää vertaistiedon jakamiseksi, yhteishankinnan etujen hahmottamiseksi, prosessien käyntiin saamiseksi ja sen nopeuttamiseksi.

Rakennuttajien itsensä lisäksi kuntien kaavoitus ja ns. ennakoiva rakennusvalvonnan laadunohjaus ovat avainasemassa. Kunta voi tiedottaa yhteishankinnan mahdollisuuden esimerkiksi asuinaluekohtaisesti jo tontin hakuvaiheessa tontin varaajille annettavassa tietopaketissa. Tiedon perille menemistä voi tehostaa ehdottamalla vaihtoehtoja aluekohtaisista yhteishankinnan mahdollisuuksista, mikä vastaa yksilöllisesti juuri ao. rakennuttajan tarpeisiin.

Yhteishankintojen mahdollisuuksia on hyvä tunnistaa erityisesti alussa, mutta myös muissakin prosessin vaiheissa sekä viranomaisten, rakentamisen ammattilaisten, että asukas-rakennuttajien kannalta. Kunnan järjestämiin rakentajailtoihin voidaan ammattilaisia kannustaa osallistumaan (erit. suunnittelijat) omien rakennuttaja-asiakkaiden kanssa mm. Oulun kaupungin laadunohjauksen tavoin. Yhteishankinnat tulee helpottaa myös rakennusvalvonnan työtä periaatteella, että useampi samanlainen tarkastuskohde on tehokkaampi tehdä kerralla, kuin erikseen. Rakennustarkastus painottuu myös kevääseen, mutta rakennusprojektia voidaan lisäksi jakaa tasaisemmin vuoden ympäri, että todelliset edut ja esimerkiksi energia-avustukset voidaan hakea yhdessä samantyyppisin hakemuksin ja oikea-aikaisesti.

2. Yhteishankinnan palvelukonseptit. Rakentamisen projektijohtaminen on monien näkökulmien huomioon ottamista vaativa tehtävä. Nykytilanteessa yksittäisiä rakennusprojekteja johdetaan vaihtelevalla menestyksellä, ja ongelmien taustalla on rakennuttajan ja toimittajan ajautuminen vastakkaisille puolille. Pahimmassa tilanteessa virheistä syytellään toisia, riitaudutaan ja epäselviä asioita korjataan oikeusteitse. Parhaimmassa tilanteessa yhdessä tavoitellaan sellaista laadukasta ja elinkaariedullista rakentamista, joka mahdollistaa tarpeiden mukaisen, viihtyisän ja energia- ja kustannustehokkaan asumisen. Jos tämän lisäksi palveluasenne on oppiva, niin rakentamisen kokemuskin on positiivinen ja tämä markkinoi kaikkia palvelussa mukana olleita. Tällöin kaikki oppivat rakentavasti toisiltaan ja samalla kunkin omaa asemaa, ammattilaisuutta tai asiantuntemusta kunnioitetaan. Yhteinen oppi ja kokemus voidaan saada käyttöön myös rakennusprojektin jälkeen.

Yhteishankinta antaa mahdollisuuden parantaa rakennusprojektin johtamista, kun voidaan kilpailuttaa ammattitaitoisia tekijöitä entistä laajemmalta alueelta. Palvelua voidaan parantaa, kun oppivaa asennetta toteutetaan käytännössä asukasrakennuttajien lisäksi ammattilaisten kesken. Ammattilaisten palveluasennetta voidaan kehittää oman yrityksen sisällä, ulkopuolisten valmennuksessa tai koulutuksessa. Palveluosaaminen näkyy kilpailukyvyn ja jatkuvuuden parantumisena.

3. Yhteishankinnat uuden tekniikan käyttöönotossa. Suora sähkölämmitys on helppona ratkaisuna tänäkin päivänä suosittu ratkaisu, mutta energiatekniikka on väistämättä menossa pikasäästöjen sijasta pitkäkantoisten, kestävien ja ympäristömyönteisten ratkaisujen suuntaan. Teknistyvässä rakennuttamisessa täytyy ottaa huomioon suuri määrä yksityiskohtia ja hyvin yhteen toimivia kokonaisuuksia. Uusiutuvaan energiaa hyödyntävä tekniikka tuntuu kalliilta hankkia, mutta se on edullista ylläpitää. Käyttäjälle tuntemattoman energiaratkaisun käyttöön ottoon ei ole kokemuksen kautta syntynyttä luottamusta.

Taloudellisten hankintaetujen lisäksi tekninen tuntemus ja yhteisesti saadut ”takuut” saavat rakennuttajat harkitsemaan yhteishankintaa. Yhteishankintojen kautta tulevat uudet vaihtoehdot voivat olla kiinnostavia. Esimerkiksi asumisen energiaratkaisuissa siirtyminen uusiutuvaan voidaan teknisesti mahdollistaa myöhemmin tai vaiheittain käyttöön otettavaksi. Tekniset innovaatiot tuovat käytön aikaisen kustannustehokkuuden lisäksi asumisen mukavuutta.

Yhteishankintojen käynnistämiseksi on tärkeää, että saadaan tarvittava tieto ja ymmärrys, että voidaan varmistua uuden teknologian ja uusien energiaratkaisun kokonaisuuksien toimivuus ja laadukas huolto. Yhteishankinta voi tarjota kustannustehokkaan väylän uuden tekniikan hankkimiseen. Palvelusta (ks. kohta 2.) saa parhaimman lisäarvon, kun tekniset ratkaisut ovat hankkijoilleen mahdollisimman samanlaisia. Yhteishankinnan avulla voidaan siis lisätä energian edistyksellisiä ja teknisiä ratkaisuvaihtoehtoja, helppoutta ja varmuutta ja ennen kaikkea energiatehokkuutta.

4. Yhteishankintoja ja parempaa verkostojohtamista. Energiaratkaisun yhteishankinta on muutoksessa olevaa verkostotoimintaa, joka muuttuu prosessin aikana. Rakennusprojekteissa perustetaan aina tapauskohtaisesti tilaajan, suunnittelijoiden, valvonnan ja toimittajien verkosto. Rakennusprojektissa on osaprojekteja, joihin osallistuu tietyn alan asiantuntijoita ja laitetoimittajia. Yksi tällainen osaprojekti on energiaratkaisun suunnittelu ja hankinta.

Rakennusprojektin tärkeimmät osapuolet ovat rakennuttaja ja suunnittelija, jotka päättävät jo suunniteltaessa 90% tulevista ratkaisuista (myös energiaratkaisuista) ja ovat mukana koko rakentamisen ajan. Verkoston johtaja voi olla konsultti, rakennuttaja, asunnon omistaja, kunnan edustaja, suunnittelija tai energiapalvelun tarjoaja. Projektin osapuolet ovat erilaisia sekä osaamiseltaan että taustaltaan: rakennuttaja, suunnittelija, urakoitsija, talopakettitoimittaja ja laitetoimittajat. Kaikki osallistuvat projektiin eri tavoin ja erikokoisin työpanoksin. Rakentamisen monitasoisen verkoston johtaminen on haasteellista.

Yhteishankinta vaikeutuu, jos jo yksittäisen rakennusprojektin projektin johtamisessa on puutteita. Pääsuunnittelija voi olla todellisuudessa hankkeessa vain nimellinen osapuoli. Yhteishankinnoissa vaikeustaso nousee entisestään. Nykyisin yhteistoimitukset voivat olla näennäisiä: urakoitsija ei toimita todellisuudessa ryhmälle, vaan yksittäisille rakentajille. Yksi rakennusprojektien suurimpia haasteita on verkoston kaikkien osapuolien sitoutuminen yhteiseen tavoitteeseen. Verkoston toiminnasta saamat hyödyt vesittyvät, kun jollakin osapuolella omat intressit ovat tärkeämpiä kuin verkostossa sovitut. Verkosto jää projektikohtaiseksi ja kokemukset ja opit jäävät koko verkostolta hyödyntämättä.

Rakentaminen ja yhteishankinnat tapahtuvat eri tasoilla, erilaisin verkostoin. Verkoston osapuolet vaihtuvat projektin aikana, ja projektin johtamisen ja selkeiden tavoitteiden merkitys korostuu. Jos rakentamista saadaan kustannustehokkaammaksi, myös verkosto on tulevaisuudessa yhä enemmän vuorovaikutteinen, yhteistä päämäärää tavoitteleva ja tehokkaasti toimiva. Verkosto voi jakaa oppeja myös rakennusprojektin jälkeen. Tuotantolähtöisen rakentamisen rinnalle on tulossa arvo- ja käyttäjälähtöisiä etenemistapoja, ja verkostojohtamisen opein niitä voidaan hyvin hallita.

5. Pelisäännöt yhteishankinnassa. Nykyisin tehdään pieniä palveluksia toiselle ilman selkeitä malleja ja sopimuksia. Monelle suullisesti sovittavaan laajempaan yhteishankintaan mukaan meneminen kuitenkin arveluttaa. Suurin kynnys yhteishankintaan on tuntemattomien välillä, mutta väärinymmärrystä tai erilaista tulkintaa voi syntyä myös tuttujen välille.

Rakennuttajalle lyhyen ja pitkän tähtäimen yhteishankinnat ovat helppoja ja edullisia, kun pelisäännöt ja vastuut sovitaan selkeästi ja yksityiskohtaisesti. Pelisäännöt mahdollistavat, että yhteishankinnan avulla käyttäjät pääsevät osallistumaan ja vaikuttamaan rakennuttamiseen. Sopimukset ja säännöt varmistavat, ettei välistävetoja synny ja kustannukset sekä hyödyt jaetaan tasapuolisesti ja läpinäkyvästi.

Pienten palvelusten lisäksi voidaan hankkia suunnittelun, valvonnan ja rakentamisen osia tai kokonaisuuksia. Yhteishankinnat voivat olla erikokoisia tuotteita tai palveluita. Eritasoisten vaihtoehtojen lisäksi yhteishankintaa kannattaa vaiheistaa ja tuoda esille koko yhteishankinnan prosessi aikatauluineen ja panostuksineen. Jos halutaan saada yhteishankintoja entistä laajemmassa muodossa liikkeelle ja optimoida saatavat hyödyt, tulee kehittää selkeät ja läpinäkyvät pelisäännöt ja mallit energiaratkaisun yhteisten hankintojen edistämiseksi.

Kimpassa vai yksin – mikä motivoi yhteishankintaan?

Mitkä asiat kannustavat tai estävät osallistumaan kimppaan? Rakentamisessa yhä tarkemmin punnitaan, milloin saadut edut ovat tärkeämpiä kuin haittavaikutukset. Yhteishankinnoille on eri käyttäjien näkökulmista ja eri tilanteissa erilaisia motiiveja, jotka pohjautuvat etujen ja haittojen lisäksi yksilöllisiin kokemuksiin. Motiivit ovat selkeitä ja havaittuja alusta lähtien tai osa niistä tiedostetaan rakennusprojektin edetessä. Alussa lupaus taloudellisista eduista voi yksin motivoida yhteishankintaan. Kustannustehokkuuden lisäksi yhteishankinnalla on muitakin motiiveja: laadulliset, sosiaaliset, tehokkuutta lisäävät, ekologiset ja juridiset (ks. taulukossa edellä). Kaikkiin näihin liittyy motivaatiota lisääviä ja sitä vähentäviä uhkatekijöitä sekä lyhyellä, että pitkällä tähtäimellä. Yhteishankinnoista voi syntyä yllättäviä hyötyjä ja motiiveja, jotka tulevat esiin käyttäjien kekseliäisyyden kautta, kun yhteishankinta yleistyy.

Yhteishankinnan tulevaisuuden näkymiä

Yhteishankinta on osa rakennuttamisen tulevaisuutta. Energiaratkaisun yhteishankintojen edut lisääntyvät sitä mukaa, kun kestävä rakentaminen yleistyy. Yhteishankinnalle kysyntää tuo tekninen kehitys sitä mukaa kun rakentamisen ja energian menetelmät ja tekniikka menevät eteenpäin. Lisäksi, kun hankinnat ovat mahdollisimman samanlaisia ja yhtäaikaisia, erilaisia yhteishankintojen tapoja ja muotoja on tarjolla enemmän. Laitehankintojen lisäksi niiden huollossa, säädössä tai lisävarustelussa on mahdollista myöhemminkin ”pelata yhteen” ja jakaa kokemuksia. Yhdessä hyviä rakentamisen ammattilaisia voidaan saada vähän kauempaakin toteuttamaan useaa yhtäaikaista talon rakennusprojektia.

Kuvassa yhteishankinnan kokonaisuus, jossa dynaaminen ja muuttuva rakentamisen verkosto sekä jatkuvasti kehittyvä energiatekniikka mukautetaan pysyvien tavoitteiden ja motiivien mukaisiksi. Verkosto on elävä ja dynaaminen rakennusvaiheiden, teknisten haasteiden ja sen hetkisten mukanaolijoiden mukaan. Energiaratkaisut muuttuvat rakentamisen tekniikan ja menetelmien kehittymisen mukana. Yhteishankinnan edut ovat enemmän kuin osiensa summa.

Kun tilaajia on useita, toimittajia innostaa antaa hyviä ja laadukkaita tarjouksia. Kun kysyntää on, toimittajien kannattaa kehittää win-win periaatteella rakentajapalveluita yhteisostoja tekeville. Esimerkiksi talopaketin toimittajalla ei ole mitään yhteisiä tarjouspyyntöjä vastaan, mutta parhaat edut saadaan, jos talot ja tilaukset ovat mahdollisimman samanlaisia. Edelläkävijä-toimittajat voivat kehittää tarjontaa, joka herättää kysyntää ja lisää tietoisuutta uusista yhteishankinnan mahdollisuuksista. Toimittajalle on edullista jos useampi asiakas tilaa kerralla ja voi palvella useaa sen sijasta, että palvelee kaikkia erikseen.

Rakentamisen tehokkuusetujen lisäksi entistä hallitummat yhteishankinnat voivat edistää laadukasta ja kestävää rakentamista. On tunnettua, että kestävyys ja elinkaariedullisuus kulkevat käsi kädessä. Kestävän rakentamisen ja uusiutuvan ja paikallisen energiaratkaisun investoinnit ovat suuria ja käyttö edullista verrattuna esimerkiksi suoraan sähkölämmitykseen. Tietämättömyys uusista ratkaisuista on omiaan hankaloittamaan isolta tuntuvia investointeja. Ekologinen ja kestävä investointi on varmempi sekä hinnaltaan ja laadultaan houkuttelevampi, kun se tehdään yhdessä. Pitkäaikainen huolto voi olla järkevää hankkia myös yhdessä.  Järkevien ja elinkaariedullisten, uusiutuvien energiaratkaisujen käyttöönotto toteutuu yhteishankinnalla, sen sijaan, että kaikki valitsevat lämmitysmuodon henkilökohtaisten mieltymysten mukaan.

Yksi este yhteishankinnoille on prosessin ja pelisääntöjen puuttuminen, mikä hankaloittaa yhteishankintoihin mukaan lähtemistä. Kun yksityiskohdistakin huolehditaan, sillä saavutetaan tasapuolisuus ja läpinäkyvyys. Yhteistilausten toimituksia ei ole mietitty palveluna, jossa kaikki mahdollinen hyöty pyrittäisiin saamaan sekä toimittajille että tilaajille. Olisi myös syytä kartoittaa yhteishankinnan mahdollisuuksia aikaisessa vaiheessa rakennusprojektia tai ennenkin – mielellään jo kaavoitusvaiheessa.

Miksi hyödyistä ja eduista huolimatta yhteishankinnalle ei ole kannusteita tai malleja? Yhteishankinnan suurin este on tietoisuuden ja toimintamallien puute ja rakentamisen heikko projektin hallinta – kun yhdenkin prosessin hallinta ei onnistu, yhteishankinnan hyötyjä ja mahdollisuuksia ei tunnisteta. Kun projekti ja verkosto toimii hyvin yhteen, yhteishankintoja voidaan suunnitellaan ja kartoittaa alusta lähtien, jolloin saadaan laajempia laadullisia ja taloudellisia etuja.

Oman talon rakentaminen kerran elämässä ei ole enää osaamisen mitta.  Nyt omatoimisuutta tärkeämpää on viihtyisän, terveen ja energiatehokkaan talon rakentaminen ja hyvä jälleenmyyntiarvo. Teollistuminen ja moduulirakentaminen kehittyvät, ja talo valmistetaan tehdään entistä valmiimmaksi tehtaalla.  Pitkästä tavarasta rakentaminen tulee todennäköisesti vähenemään. Suunniteltaessa päätetään yhä aiemmin ja kattavammin tulevien talojen ratkaisuista. Tiedon ja ymmärryksen saanti itselle sopivista ja laadukkaista ratkaisusta on tärkeää varhaisessa vaiheessa projektia. Yhdessä on tieto helpompi hankkia ja samalla voi vertailla rakennuttajien suunnitelmien ja ratkaisujen välillä. Yhteishankinta on rakennuttajille vapaa-ehtoinen tapa lisätä vaikuttamisen mahdollisuuksia energiaratkaisuihin ja laajemmin eri rakentamisen vaihtoehtoihin.

Lue lisää asumisen osaamiskeskusohjelmasta ja ryhmärakennuttamisesta.

Kirjoittajat:

Vesa Kemppainen ja Kimmo Rönkä