5+1 oppia onnistuneeseen hybriditilaisuuteen

Ruudulla näkyvät pomon kasvot.

“Kuuluuko?” kysyy tuttu ääni. “Hyvin kuuluu”, huikkaat vastaukseksi.

Sitten pomo siirtää koneen keskelle kokoushuoneen pöytää, koska etäosallistujan pitäisi nähdä ja kuulla kaikki läsnäolijat eikä vain palaverin koollekutsuja. Nyt kamera kuitenkin osoittaa lähinnä Matin ja Pirkon väliin jäävään tilaan, ja kasvojen sijaan näet vain tummia siluetteja sekä neukkarin pöytää ja takaseinää. Palaverin aikana et saa puheenvuoroa muiden keskustellessa aktiivisesti keskenään. Kun asia on jo pureskeltu loppuun asti, muistaa joku kysyä, olisiko linjoilla jollakulla ollut kommentoitavaa. Lannistuneena toteat, ettei ole enää lisättävää.

Kuulostaako tutulta? Hybriditoteutukset eli tilaisuudet, joissa on sekä etä- että liveosallistujia, jättävät valitettavan usein parantamisen varaa.

Hybriditilaisuuksien järjestämisestä on tullut hitaasti kohenevan koronatilanteen myötä ajankohtainen haaste, johon tartuimme Sitrassa rohkeasti kokeillen, ja kannustamme muitakin samaan. Kuten usein nopeissa kokeiluissa, kaikki ei mennyt aivan odotetusti, mutta oppia on tullut sitäkin enemmän.

1. Tavoitteena yhdenvertaisuus etä- ja liveosallistujan välillä

Varmista, että jokainen kuulee ja näkee toisensa sekä esitettävän materiaalin. Luo alusta asti luontevat osallistumismahdollisuudet kaikille, suunnittele selkeät käytännöt puheenvuoron pyytämiseen, ja mieti, voisitko antaa ensimmäisen puheenvuoron mieluummin etäosallistujalle.

2. Harjoittele tekniikan kanssa

Äänentoiston, kameroiden ja valaistuksen merkitys korostuu hybriditilaisuudessa. Iso hybiriditapahtuma pienryhmätyöskentelyineen edellyttää useita äänieristettyjä tiloja, useita kameroita ja näyttöjä, hyviä kokousmikkejä ja harkittua valaistusta. Vaikka palkkaisi kokeneen tuotantofirman vastaamaan tekniikasta, hekin tarvitsevat selkeän briiffin. Luokaa siis tarkka tekninen käsikirjoitus ja testatkaa testaamisesta päästyänne sekä pitäkää kenraaliharjoitus. Hybriditilaisuuden haasteet eivät lopulta johdu niinkään tekniikasta kuin suunnittelusta ja valmistelusta.

3. Selkeä roolitus auttaa

Hybriditapahtumassa on lukuisia eri rooleja: on live-fasilitaattoria, verkkofasilitaattoria, esiintyjiä, teknisiä vastaavia, käytännön järjestelyistä vastaavia, joku seuraamassa chattia ja niin edelleen. Selkeä roolitus on tärkeää, jotta jokainen tietää omat vastuunsa. Kukaan ei myöskään saa olla korvaamaton, vaan jonkun muun pitää aina pystyä hyppäämään saappaisiin, jos toinen sairastuu.

4. Tee ohjelmasta lyhyempi ja yksinkertaisempi kuin livenä

Mieti ohjelma sekä etä- että liveosallistujan näkökulmasta – myös tauot ja siirtymät huomioiden – ja suosi yksinkertaisia menetelmiä. Varaa riittävästi ja riittävän pitkiä taukoja, anna osallistujille mahdollisuus käydä kävelyllä ja kuunnella jokin osuus, ja tee hybridistä lyhyempi kuin livetapahtumasta. Anna myös etäilijälle vaihtoehtoja ja osuuksia, jolloin kameran voi pitää pois päältä.

5. Ohjeista selkeästi

Harkittu osallistujaviestintä ennen tapahtumaa ohjaa osallistujan odotuksia ja virittää tapahtumaan. Tapahtuman aikana on tärkeää ohjeistaa osallistujia mahdollisimman selkeästi, mieluiten sekä ääneen kerrottuna että toistettuna visuaalisesti slideilla ja chatissa.

+ 1 Kokeile rohkeasti ja jaa oppisi muille

Haasteista huolimatta hybriditoteutukset ovat olleet erittäin antoisia, kun livetoteutus ei ole ollut mahdollinen. Koronan jälkeenkin hybridit todennäköisesti yleistyvät, joten nyt on hyvä aika harjoitella. Hybriditoteutuksista ei kellään ole vielä valtavasti kokemusta, joten ollaan armollisia myös itseämme kohtaan, autetaan toinen toisiamme, kokeillaan rohkeasti ja jaetaan opit kaikkien käyttöön. Oletko sinä järjestänyt hybriditilaisuuksia? Millaisia oivalluksia olet niistä saanut?