Från teknik till ledarskap och verksamhetsmodeller – 5 steg för produktivitet i offentlig sektor

Artificiell intelligens och data erbjuder unika möjligheter att förbättra produktiviteten. Inom offentlig sektor kan förbättrad produktivitet innebära att experter får mer tid för krävande arbetsuppgifter när rutinuppgifter automatiseras. Kunderna märker förändringen som smidigare och bättre tjänster.

Trots satsningar på produktivitet uteblir resultaten ofta. Fenomenet kallas produktivitetsparadoxen: även stora investeringar i teknik leder inte nödvändigtvis till förbättrad totalproduktivitet – produktiviteten kan till och med försämras.

Orsakerna är mänskliga och strukturella. Fördelarna går förlorade om gamla processer bara digitaliseras utan att verksamhetsmodellerna förnyas, eller om frigjorda resurser inte medvetet styrs till mer krävande arbete. 

Sitra har sammanställt en modell för produktivitetsdriven förnyelse för att lösa just denna utmaning. Modellen är ett praktiskt verktyg för ledningen inom ministerier, myndigheter, välfärdsområden och kommuner. Den hjälper till att säkerställa att investeringar i data och AI verkligen ger resultat.

Hur fungerar modellen? 

5 steg till produktivitetssprång 

Modellen är inte ett teknikprojekt, utan framför allt ett ledningsverktyg. Den består av fem faser som förankrar förnyelsen i organisationens strategi och ekonomi:

1. Definiera mål och mätetal. Allt börjar med ledningens beslut: vad ska förändras, hur mycket och inom vilken tid? Förnyelsen får tydliga nyckeltal (KPI) och utgångsnivåer. Målet är inte bara att finslipa processen, utan att avsevärt förbättra det värde och den kostnadseffektivitet som levereras till kunden. 

2. Säkerställ förutsättningarna för förnyelse. Framgång kräver tydliga ansvar och rätt kompetenser. Det måste vara klart vem som gör jobbet och vem som har det slutliga ansvaret. Dessutom måste datakvalitet och gemensamma principer säkerställas så att lösningarna kan skalas över enhetsgränser.

3. Planera hur nyttan uppstår. Här möter tekniken det dagliga arbetet. Genom att analysera värdeflöden identifieras onödiga fördröjningar och manuella steg som kan ersättas med automatisering. Det viktigaste är att konkret planera hur resurser flyttas till arbete med högre mervärde. 

4. Led genomförandet. Statiska projektplaner ersätts med en beslutsmodell som reagerar på resultat. Oavsett om modellen är agil eller syftar till skalning, leds genomförandet i en fast rytm på vecko- och månadsbasis. Om resultat uteblir måste projektet också kunna stoppas.

5. Realisera nyttan och accelerera. Produktivitetsnyttan är verklig först när den syns i budgeten eller personalplaneringen. I sista steget säkerställs att nyttan tas in i ekonomiplaneringen och att frigjorda resurser styrs till nya, mer effektfulla uppgifter.

Offentlig sektor som motor för företagens tillväxt

Effekterna av produktivitetsdriven förnyelse sprider sig från offentlig sektor till hela ekonomin och företagen. Till exempel snabbare tillståndsprocesser och bättre utnyttjande av data stöder företagens tillväxt och konkurrenskraft.

När tillväxtföretag i Finland får referenser från hemlandet för AI-lösningar, kan dessa lösningar exporteras till andra länder.

Modellen är en central del av Sitras finansiering

Den nu publicerade modellen är en del av Sitras breda arbete för att tillsammans med partners skapa ett betydande produktivitetssprång i offentlig sektor med hjälp av data och AI. Arbetet leds av programmet för produktivitet i offentlig sektor, som driver förnyelsen med finansiering, ledarskapsutbildning, framtidsinformation och annat expertstöd.

Modellen är direkt kopplad till Sitras finansiering. Vi kräver att organisationer som söker finansiering sätter upp mål, mätetal och förbinder sig till att realisera nyttan enligt modellen. Du kan läsa mer om aktuella finansieringsansökningar på vår webbplats.

I slutändan handlar förnyelse om att våga leda förändring. Tekniken är en tjänare som, när den används klokt, möjliggör bättre tillgänglighet och kvalitet på offentliga tjänster även i framtiden.