Behandling av personuppgifter vid Sitras registratorskontor

1 Personuppgiftsansvarig 

Jubileumsfonden för Finlands självständighet Sitra (FO-nummer 0202132-3).  

Adress: Östersjögatan 11–13, PB 160, 00181 Helsingfors
Telefon: +358 294 618 991 
E-post: kirjaamo@sitra.fi 

Dataskyddsombud:
Janika Skaffari
Administrativ specialist 

2 Syftet med behandlingen av personuppgifter 

Vi behandlar personuppgifter för att hantera begäranden om information och användarrättigheter samt andra kontakter som behandlas av Sitras registratorskontor. 

Personuppgifter behandlas inte genom automatiserat beslutsfattande.  

3 Rättslig grund för behandling 

Personuppgifter behandlas med stöd av berättigat intresse.  

4 Personuppgifter som behandlas 

Vi kan komma att behandla följande personuppgifter: 

• Namn 

• Kontaktuppgifter 

• Organisation 

5 Varifrån kommer personuppgifterna? 

Personuppgifter samlas i första hand in från den registrerade själv. 

6 Lagringstid för personuppgifter 

De uppgifter som samlas in i registret lagras endast så länge och i den utsträckning som är nödvändig i förhållande till de ursprungliga eller kompatibla ändamålen för vilka personuppgifterna samlades in.  

Uppgifter om de registrerade i registret raderas en gång om året, om det inte i ett enskilt fall är nödvändigt att lagra uppgifterna under en längre tid för att svara på en begäran om information eller åtkomsträttigheter och för att uppfylla andra skyldigheter i anslutning till begäran. 

7 Utlämnande av uppgifter 

Uppgifter lämnas inte regelmässigt ut till utomstående personer eller organisationer.  

8 Överföring av uppgifter utanför EU eller EES 

 Personuppgifter som finns i registret överförs till mottagare utanför EU eller EES. Överföringen av uppgifter ska ske i enlighet med Europeiska kommissionens standardklausuler eller på annat sätt säkerställa att överföringen sker i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen.  

9 Principer för skydd av registret 

Databaserna som innehåller personuppgifter finns på servrar som förvaras i låsta utrymmen, och endast utsedda personer har rätt att komma åt dem för sina arbetsuppgifter. Servrarna är skyddade av lämpliga brandväggar och tekniska skydd. 

Fysiskt material som innehåller personuppgifter förvaras i låsta utrymmen där endast utsedda personer med behörighet har tillgång till dem utifrån sina arbetsuppgifter. Databaserna och systemen kan endast användas med separat utfärdade personliga användarnamn och lösenord. Sitra har begränsade användarrättigheter och behörigheter till informationssystem och andra lagringsplattformar, så att endast personer som är nödvändiga för att uppgifterna ska kunna behandlas på ett lagenligt sätt kan se och behandla uppgifterna. Dessutom registreras användningen av databaserna och systemen i loggarna i Sitras datasystem. 

Sitras anställda och andra personer har förbundit sig till att iaktta tystnadsplikt och att behandla den information som de får i samband med behandlingen av personuppgifter konfidentiellt. 

Behandling av känsliga personuppgifter är tillåten och tekniskt möjlig med hjälp av användaradministration endast för en begränsad grupp utvalda personer som på grund av sina arbetsuppgifter behöver behandla dessa uppgifter för Sitras räkning, till exempel i samband med researrangemang. 

10 Den registrerades rättigheter 

Den registrerade har följande rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning: 

• rätten att bli informerad om behandlingen av sina personuppgifter, 

• rätten att få tillgång till sina uppgifter, 

• rätten till rättelse av sina uppgifter. 

• rätt till radering av sina uppgifter, 

• rätten att begränsa behandlingen av sina uppgifter, 

• rätten att invända mot behandling av sina uppgifter. 

Begäran om tillgodoseende av den registrerades rättigheter ska skickas till Sitras registratorskontor per e-post på kirjaamo@sitra.fi  

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå, om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter som rör honom eller henne strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.  

11 Ändringar i dataskyddsbeskrivningen 

Vi förbehåller oss rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning genom att meddela om det på vår webbplats. Ändringarna kan grunda sig exempelvis på ändringar i lagstiftningen.