​​​​Behandling av personuppgifter om arbetssökande vid Sitra​ 

1 Personuppgiftsansvarig 

Jubileumsfonden för Finlands självständighet Sitra (FO-nummer 0202132-3).  

Adress: Östersjögatan 11–13, PB 160, 00181 Helsingfors
Telefon: +358 294 618 991E-post: kirjaamo@sitra.fi 

Dataskyddsombud:
Janika Skaffari
Administrativ specialist 

2 Syftet med behandlingen av personuppgifter 

Vi behandlar personuppgifter för att kunna genomföra rekrytering och relaterade skyldigheter. 

Uppgifterna i registret behandlas inte genom automatiserat beslutsfattande. 

3 Rättslig grund för behandling 

Vi behandlar personuppgifter för att kunna vidta åtgärder innan ett anställningsavtal ingås och för att fullgöra avtalet. Vi behandlar även personuppgifter med stöd av berättigat intresse för att kunna genomföra rekryteringsprocessen. 

Utifrån samtycke kan behandlingen ske till exempel i syfte att göra en lämplighetsbedömning. Den sökande kan också ge sitt samtycke till att bli beaktad vid framtida rekryteringar.  

Om en person inte ger ditt samtycke till lämplighetsbedömningen kan det hända att vi inte kan ta hänsyn till honom eller henne i rekryteringsprocessen. 

4 Personuppgifter som behandlas 

Vi kan komma att behandla följande personuppgifter: 

• Namn 

• Kontaktuppgifter 

• Konton på sociala medier 

• Löneanspråk 

• Personuppgifter som finns i CV:t 

• Personuppgifter som ingår i ansökan 

5 Varifrån kommer personuppgifterna? 

Personuppgifter samlas in från den registrerade själv samt frånreferenser och det personuppgiftsbiträde som gör lämplighetsbedömningen. 

6 Lagringstid för personuppgifter 

Vi behandlar dina personuppgifter under rekryteringsprocessen. Därefter kommer vi att lagra dina uppgifter i högst 2 år. Vi kan också behålla din information under en längre tid för att uppfylla en rättslig eller annan skyldighet som åläggs oss. 

7 Utlämnande av personuppgifter  

Uppgifterna i registret lämnas inte ut till utomstående.  

8 Överföring av uppgifter utanför EU eller EES 

De personuppgifter som finns i registret kan överföras till mottagare utanför EU eller EES. Överföringen av uppgifter ska ske enligt Europeiska kommissionens standardklausuler eller på annat sätt säkerställa att överföringen sker i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen.  

9 Principer för skydd av registret 

Databaserna som innehåller personuppgifter finns på servrar som förvaras i låsta utrymmen, och endast utsedda personer har rätt att komma åt dem i enlighet med sina arbetsuppgifter. Servrarna är skyddade med lämpliga brandväggar och tekniska skydd. 

Fysiskt material som innehåller personuppgifter förvaras i låsta utrymmen där endast utsedda personer med behörighet har tillgång till dem utifrån sina arbetsuppgifter. Databaserna och systemen kan endast användas med separat utfärdade personliga användarnamn och lösenord. Sitra har begränsade användarrättigheter och behörigheter till informationssystem och andra lagringsplattformar, så att endast personer som är nödvändiga för att uppgifterna ska kunna behandlas på ett lagligt sätt kan se och behandla uppgifterna. Dessutom registreras användningen av databaserna och systemen i loggarna i Sitras datasystem. 

Sitras anställda och andra personer har förbundit sig till att iaktta tystnadsplikt och att behandla den information som de får i samband med behandlingen av personuppgifter konfidentiellt. 

Behandling av känsliga personuppgifter är tillåten och tekniskt möjlig genom användaradministration endast för en begränsad grupp utvalda personer som behöver behandla dessa uppgifter på grund av sina arbetsuppgifter. 

10 Den registrerades rättigheter 

Den arbetssökande (den registrerade) har följande rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning: 

• rätten att bli informerad om behandlingen av sina personuppgifter, 

• rätten att få tillgång till sina uppgifter, 

• rätten till rättelse av sina uppgifter, 

• rätten till radering av sina uppgifter, 

• rätten att begränsa behandlingen av sina uppgifter, 

• rätten att invända mot behandling av sina uppgifter. 

Om behandlingen grundar sig på fullgörandet av ett avtal eller ett samtycke har den registrerade dessutom rätt att begära portabilitet av sina uppgifter. 

När behandlingen grundar sig på samtycke har den registrerade också rätt att återkalla sitt samtycke. 

Begäran om tillgodoseende av den registrerades rättigheter ska skickas till Sitras registratorskontor per e-post på kirjaamo@sitra.fi  

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannens byrå, om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter som rör honom eller henne strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning.  

11 Ändringar i dataskyddsbeskrivning 

Vi förbehåller oss rätten att ändra denna dataskyddsbeskrivning genom att meddela om det på vår webbplats. Ändringarna kan grunda sig exempelvis påändringar i lagstiftningen.