Julkaistu 29.05.2018

Suomen itsenäisyyden juhlarahaston (Sitra) työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

Rekisterin rekisterinpitäjä on Suomen itsenäisyyden juhlarahasto Sitra (y-tunnus 0202132-3).

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:
Sanni Vainio
HR asiantuntija

Suomen itsenäisyyden juhlarahasto Sitra
Osoite: Itämerenkatu 11 – 13, PL 160, 00181 Helsinki
Puhelin: +358 294 618 991
Sähköposti: kirjaamo@sitra.fi

Tietosuojavastaava:
Kristoffer Bergström
Tietohallintopäällikkö kirjaamo@sitra.fi

2 Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on Sitran työnhakijarekisteri.

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät rekisterinpitäjän rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseen ja hallinnointiin. Tämän mukaisesti henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän palvelukseen hakeneiden työnhakijoiden (rekisteröityjen) henkilö-, haku- ja rekrytointitietojen ylläpitämiseksi, rekisterinpitäjän lakisääteisten työntekijöiden valintaan liittyvien velvoitteiden sekä muiden työntekijöiden rekrytointeihin ja työsuhteen luomiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä haku- ja valintamenettelyyn liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseksi. Rekisterin tietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

4 Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:

(a) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai, jos kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista, että käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden alalla, siltä osin kuin se sallitaan unionin oikeudessa tai

kansallisessa lainsäädännössä tai työehtosopimuksessa, jossa säädetään rekisteröidyn perusoikeuksia ja etuja koskevista asianmukaisista suojatoimista;

(b) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi;

(c) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten tai, jos kyse on erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvista henkilötiedoista, että rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten, paitsi jos unionin oikeuden tai kansallisen lainsäädännön mukaan lakiin perustuvaa tietojen käsittelyn kieltoa ei voida kumota rekisteröidyn suostumuksella;

(d) käsittely on tarpeen rekisteröidyn työsopimuksen täytäntöön panemiseksi;

(e) käsittely koskee henkilötietoja, mukaan lukien erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja, jotka rekisteröity on nimenomaisesti saattanut julkisiksi;

(f) käsittely, mukaan lukien erityiseen henkilötietoryhmään kuuluvien tietojen käsittely, on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;

5 Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä:

(a) työnhakijan (rekisteröidyn) perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot;

(b) työnhakijan (rekisteröidyn) hakemiin työtehtäviin liittyvät tiedot mukaan lukien tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä päivämäärä, josta lähtien työntekijä on käytettävissä;

(c) työkokemukseen liittyvät tiedot;

(d) tieto siitä, saako tietoja säilyttää muita avoimia työtehtäviä silmällä pitäen.

Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot niistä henkilöistä, jotka ovat vapaaehtoisesti lisänneet rekisterinpitäjän rekrytoinnissa käyttämiin tietojärjestelmiin mainitut tiedot itsestään:

(a) työnhakijan (rekisteröidyn) opiskelu- ja muut koulutustiedot;

(b) työnhakijan (rekisteröidyn) kielitaito; (c) työnhakijan (rekisteröidyn) erityisosaamista kuvaavat tiedot, ja jos työnhakijalla on työnhakua koskevassa prosessissa suosittelijoita, tällaisten henkilöiden (rekisteröityjä) nimet ja yhteystiedot;

(d) työnhakijan (rekisteröidyn) palkkatoive;(e) työnhakijan (rekisteröidyn) osana hakumenettelyä antamat muut tiedot; tällaisia muita tietoja ovat muun muassa tiedot, jotka työnhakija on vapaaehtoisesti voinut antaa rekisterinpitäjän hakulomakkeen liitteenä jättämässään asiakirjassa (esimerkiksi ansioluettelo, kuva, työhistoriaa kuvaavat tiedot, erilaiset todistukset ja työssä suoriutumista koskevat arvioinnit).Lisäksi rekisteriin kerätään myös seuraavat lisätiedot rekrytointiprosessiin liittyen:

(f) työnhakijan (rekisteröidyn) hakeman työtehtävän tunnistetieto ja haettu tehtävä;

(g) työnhakijalle (rekisteröidylle) rekrytointiprosessissa nimetty vastuuhenkilö;

(h) työnhakijan (rekisteröidyn) rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot (kuten tulossa oleva jatkohaastattelu ja rekrytointiprosessin keskeytyminen).

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Rekisterinpitäjän rekisteröidyltä keräämien kohdan 5 alakohdissa [(a)–(d)] kuvattujen henkilötietojen antaminen rekisterinpitäjälle on rekisteröidyn haku- ja valintamenettelyyn osallistumisen ja mahdollisen työsopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus, sillä tällaisten tietojen kerääminen on edellytyksenä rekisterinpitäjän lakisääteisten työnantajavelvoitteiden toteuttamiselle. Nämä henkilötiedot rekisteröidyn tulee antaa rekisterinpitäjälle rekisterinpitäjän pyynnöstä viipymättä, ja tällaisten henkilötietojen antamatta jättäminen mahdollisesti vaikuttaa sopimuksen syntymiseen ja rekisterinpitäjän mahdollisuuksiin toteuttaa lakisääteiset velvoitteensa, mikä voi myös vaikuttaa rekisteröidyn haku- ja valintamenettelyyn ja mahdolliseen työsuhteeseen liittyvien oikeuksien toteutumiseen.

7 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Joka tapauksessa henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.

Työnhakijan (rekisteröidyn) rekrytointiprosessin yhteydessä rekisterinpitäjälle antamat tiedot säilytetään rekisterinpitäjän tietojärjestelmässä kuuden (6) kuukauden ajan.

Rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirtäessään henkilötietoja rekisterinpitäjä noudattaa Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältäviä mahdollisia fyysisiä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palvelimilla, joita säilytetään lukitussa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelimet on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Sitra on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät Sitran IT-järjestelmien lokitietoihin.

Sitran työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on sallittua ja teknisesti mahdollistettua käyttäjähallinnan keinoin ainoastaan erityisesti valituille ja rajatuille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä tällaisia tietoja Sitran nimissä esimerkiksi matkan järjesteltyihin liittyen.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Työnhakijalla (rekisteröidyllä) on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

(a) oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot;

(b) oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;

(c) oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin;

(d) oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä; (iv)

henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseks;

(e) oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet;

(f) oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti;

(g) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.