Henkilötietojen käsittely Sitran kirjaamon toiminnassa 

1 Rekisterinpitäjä

Suomen itsenäisyyden juhlarahasto, Sitra (y-tunnus 0202132-3).  

Osoite: Itämerenkatu 11 – 13, PL 160, 00181 Helsinki
Puhelin: +358 294 618 991 
Sähköposti: kirjaamo@sitra.fi 

Tietosuojavastaava: 
Janika Skaffari
Hallintoasiantuntija 

2 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Käsittelemme henkilötietoja Sitran kirjaamossa käsiteltävien tieto- ja käyttöoikeuspyyntöjen ja muiden yhteydenottojen käsittelemiseksi. 

Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.  

3 Käsittelyn oikeusperusteet 

Henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.  

4 Käsiteltävät henkilötiedot 

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja: 

• nimi 

• yhteystiedot 

• organisaatio 

5 Mistä henkilötiedot tulevat 

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. 

6 Henkilötietojen säilytysaika 

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.  

Rekisterin sisältämät rekisteröityjä koskevat tiedot poistetaan kerran vuodessa, ellei yksittäistapauksessa ole tarpeen säilyttää tietoja pidempään tieto- tai käyttöoikeuspyyntöön vastaamiseksi ja muiden pyyntöihin liittyen velvollisuuksien täyttämiseksi. 

7 Henkilötietojen luovuttaminen 

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille henkilöille tai organisaatioille.  

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja siirrettäessä noudatetaan Euroopan komission vakiolausekkeita tai muilla tavoin varmistetaan, että siirto tapahtuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.  

9 Rekisterin suojauksen periaatteet 

Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palvelimilla, joita säilytetään lukitussa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelimet on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. 

Henkilötietoja sisältäviä mahdollisia fyysisiä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Sitra on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät Sitran IT-järjestelmien lokitietoihin. 

Sitran työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot. 

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on sallittua ja teknisesti mahdollistettua käyttäjähallinnan keinoin ainoastaan erityisesti valituille ja rajatuille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä tällaisia tietoja Sitran nimissä esimerkiksi matkan järjesteltyihin liittyen. 

10 Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet: 

• oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä 

• oikeus saada tutustua tietoihinsa 

• oikeus oikaista tietojansa 

• oikeus poistaa tietonsa 

• oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä 

• oikeus vastustaa tietojen käsittelyä 

Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt pyydämme lähettämään Sitran kirjaamon sähköpostiin osoitteeseen kirjaamo@sitra.fi  

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.  

11 Tietosuojaselosteen muuttaminen 

Pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillamme. Muutokset voivat perustua esim. lainsäädännön muuttumiseen.