Julkaistu 15.12.2017

Kutsuminen keskusteluun

Kun tavoitteet ja kohderyhmä ovat määritelty, on hyvä pysähtyä pohtimaan, mistä saavutat kohderyhmäsi ja mikä saa heidät tulemaan paikalle keskusteluun. Kutsumiseen kannattaa käyttää aikaa – monimuotoinen keskustelijajoukko vaikuttaa merkittävästi dialogin syvyyteen ja eri näkökulmien esiin saamiseen. Kutsumisessa kannattaa panostaa erityisesti sellaisten ihmisten kutsumiseen, jotka yleensä jäävät vastaavien keskusteluiden ulkopuolelle. Alla olevilla vinkeillä onnistut tässä, mutta tämä vaatii enemmän aikaa ja resursseja kuin todennäköisesti olet aiemmin kutsumiseen käyttänyt. Jo valmiiksi aktiiviset tulevat mukaan pienemmälläkin vaivalla.

Miten? 

Eri kutsutapoja on lukuisia, mutta seuraavat vaiheet toimivat kaikissa:

  1. Määrittele keskustelun tarve ja tavoitteet. Kutsuprosessi lähtee liikkeelle jo tästä.
  2. Tunnista keskustelun kohderyhmä tarpeen ja tavoitteen pohjalta. Keskustelun tavoitteiden perusteella kannattaa miettiä, keitä tarkalleen ottaen halutaan paikalle keskustelemaan. Keneen asia vaikuttaa, keille asia on tärkeä? Mieti myös, ketkä eivät normaalisti osallistu keskusteluun tästä aiheesta.
  3. Löydä parhaat kontaktihenkilöt kohderyhmän tavoittamiseksi. Tunnista muutama tärkeä sidosryhmä tai organisaatio, joiden kautta tavoitat kohderyhmän. Ketkä kohtaavat heitä jo valmiiksi?
  4. Kutsu kontaktihenkilöt mukaan keskusteluun ja sitouta heidät kutsuprosessiin. Mieti yhdessä kunkin sidosryhmän kanssa, miten kohderyhmä saadaan parhaiten paikalle ja sitouta heidät mukaan kutsumaan. Jos keskustelun aihe on kohderyhmälle tärkeä, on pyyntöön helppo suostua.
  5. Kohdenna kutsut oikeisiin kanaviin ja kutsu kohderyhmän kielellä. Tärkeää on kohdentaa kutsut yhdessä sidosryhmien kanssa. Mitkä ovat juuri ne kutsukanavat ja -tavat, jotka saavat kohderyhmän paikalle? Muista myös kohdentaa kutsuteksti kohderyhmän mukaan.

 

Vinkkejä osallisuuden vahvistajalle:

Huolehdi resursseista.
Monimuotoisen joukon kutsuminen vaatii hieman työtä ja aikaa, mutta se palkitsee. Käy läpi, kuinka paljon resursseja on käytettävissä ja kuinka laajasti eri lähtökohdista tulevia osallistujia toivotaan keskusteluun

Varmista monimuotoisuus. 
Et voi oppia toisilta, joa paikalla on vain oman talon väkeä ja muuten tuttua porukkaa.

Kutsu henkilökohtaisesti.
Tehokkain kutsu on henkilökohtainen. Sidosryhmät voivat kutsua henkilökohtaisesti esimerkiksi oman työnsä lomassa tilanteissa, jossa he jo valmiiksi kohtaavat kohderyhmää. Muista myös, että itse jalkautuminen on vaikuttavaa. Nouseminen poterostasi ei-kenenkään-maalle ja ihmisten kutsuminen yhteen palkitsee takuulla.

Käytä etunimeä. 
Anna ihmisten määritellä itsensä niin kuin he haluavat. Näytä itse esimerkkiä.

Osoita, että arvostat.
Dialogissa jokaisen osallistuminen ja kokemus on arvokasta. Kerro tämä jo kutsumisvaiheessa – virittäytyminen alkaa jo kutsuista.

Mieti kutsua kirjoittaessa:

  • Mikä saa osallistujasi tulemaan paikalle keskusteluun? Eläydy heidän maailmaansa.
  • Mikä on keskustelun tavoite?
  • Mitä keskustelussa tapahtuu ja mikä on päivän ohjelma?
  • Missä ja milloin keskustelu järjestetään? Kuka järjestää? Mitä käytännön asioita kannattaa huomioida?
  • Tässä esimerkkikutsu Erätauko kasvusta ja edistyksestä Lahdessa.

Mistä on kyse?