Beräknad läsningstid 8 min

#4 Tio tips för att skapa effektivitet

Investering i samhällsutveckling och SIB är fortfarande i startgroparna i Finland. Erfarenheterna blir dock fler hela tiden. I listan nedan hittar du viktig kunskap och rekommendationer från åren som gått!

Kuva: Minna Hemmilä, Sitra

Författare

Kati Haapakoski

Affärskonsult, grundare och partner i HNY Group, HNY Group Oy

Publicerad

Rekommendationer för de olika parterna i ett resultatbaserat finansieringsavtal eller ett SIB-avtal har sammanställts utifrån intervjuer, Sitras publikationer och sammanfattningen av de intervjuer som genomfördes våren 2019 med kommuner och tjänstemän. Kapitalförvaltaren FIMs direktör Jani Kempas, välfärdsdirektören för Lojo stad Katri Kalske och utvecklingschef Miika Keijonen från Live Palvelut har också delat med sig av sina synpunkter. FIM deltar i alla resultatbaserade finansieringsavtal eller SIB-projekt, Lojo stad håller på att inleda Barn-SIB och Live Palvelut främjar sysselsättningen bland annat genom Koto-SIB som stöder bland annat integration av invandrare.

Rekommendationer

1. Utveckla modelleringen

Modellering är ett sätt att skapa gemensam förståelse för de ekonomiska och funktionella premisser som utgör ramen för inverkan och på längre sikt effektiviteten. SIB-modellering omfattar tre faser: 1) modellering av samhällsnytta 2) modellering av inverkan och 3) funktionell modellering. Med hjälp av modelleringen kan även de indikatorer som behövs för uppföljningen av resultaten definieras.

Modelleringen beskriver hur ett mål uppnås, och modelleringen sker i olika skeden av effektkedjan. Syftet är att visa att de uppnådda effekterna verkligen har uppstått till följd av det arbete som utförts och inte bara i misstag.

Med hjälp av modellering försöker man först beskriva och utreda nuläget och hitta saker som man genom att ändra sannolikt kan skapa större effekter med. Som exempel kan man ta hur Tavastehus stad började utreda de ökade kostnaderna för barnskyddet och hittade ett skede där det sannolikt skulle löna sig att ingripa i saker.

2. Upprätta tydliga mål och indikatorer

Det är bara mål som ger resultat. Målet med exempelvis Koto-SIB är att hjälpa invandrare bli sysselsatta snabbt. Inom programmet kan man även studera finska och arbetslivsfärdigheter samt få handledning och coachning enligt behoven i arbetslivet. Programmets enda mål är ändå sysselsättning. Om målet till exempel skulle vara att lära sig finska, kan verksamheten få fel betoning, inte faktisk sysselsättning utan att lära sig språket. Det här har till exempel en av serviceproducenterna i Koto-SIB-programmet, Live Palvelut, lärt sig. Resultatmålet måste vara tydligt och godkänt av alla parter och alla måste känna till det. Om målen är otydliga är det svårt att upprätta indikatorer.

Med hjälp av modellering av samhällsnyttan kan man definiera resultatmålen och även de indikatorer som behövs för att följa upp resultaten. Indikatorerna kan upprättas efter att målen har definierats. Vid behov kan indikatorerna behöva utvecklas. De visar hur SIB-projektet leder till långvarig effekt.

Mätningen är nödvändig. Fel indikator leder till felaktiga resultat. Om ett SIB-projekt har sysselsättning som mål, mäter indikatorerna lyckad sysselsättning. Till exempel i projektet Tyhy-SIB som främjar arbetshälsa var en av stötestenarna i projektet valet av indikator, och genom det lärde sig organisationerna inom den offentliga sektorn och serviceföretagen att indikatorn och målet måste vara likriktade och att organisationernas utgångsläge måste utredas ordentligt.

Utöver resultatmätare lönar det sig att utnyttja indikatorer som styr verksamheten och hjälper till att rikta resurser rätt, samt processmätare som hjälper till att utvärdera verksamhetens kvalitet.

3. Rapportera, berätta, skapa exempel

Kommunerna och de som producerar tjänster för samhällsutveckling behöver information om resultaten från tidigare SIB-projekt till stöd när de fattar beslut om nya projekt. Om det saknas bevis på resultaten minskar kommunernas intresse för att bygga upp nya projekt. Bristen på resultat försämrar trovärdigheten hos SIB och investeringar i samhällsutveckling. Resultaten bör alltså lyftas fram och tas upp. Man ska dock komma ihåg att SIB-projekten är olika. En del projekt har sådana mål att resultaten inte syns förrän om flera år. Till dess kan man berätta vad man lärt sig till exempel om hur planeringen och genomförandet av projektet gick till exempel när modelleringar görs.

Om man inte förstår betydelsen av effektivitet, investeringar i samhällsutveckling och SIB, inleds inte heller några nya projekt. Exempel på viktiga frågor är Hur har Finlands situation faktiskt förbättrats med hjälp av investering i samhällsutveckling eller en SIB-modell? Varför behöver man göra främjande och förebyggande arbete på resultatbaserad grund? Hurdana resultat kan man få till stånd med en SIB-modell?

I SIB-projekt är det ur kommunens tjänsteinnehavares perspektiv svårast att förstå sig på finansieringsmodellen, beräkningarna och investeringslogiken när det gäller följande: Hur rör sig pengarna? Hur kan matematiska finansieringsanalysekvationer tolkas? En stor utmaning är hur tjänsteinnehavarna ska kunna motivera för beslutsfattarna att investerarna får en bonus och vad det innebär till exempel för kommuninvånarna. I serviceproducentens organisation är det viktigt att lära sig förstå vad det innebär att producera tjänster som är inriktade på effektivitet: Varför produceras effektiva tjänster? Vad är syftet med effektiva tjänster? Vad uppnår man med hjälp av dem?

Utmaningarna som framkommer i projekten behöver man gå igenom så att andra kan bereda sig på dem i förväg. För att kommunerna inte ska hamna i underläge när de diskuterar med investerarna, är det bra att coacha tjänsteinnehavare och beslutsfattare i hur de ska hantera investerare.

4. Reservera tid

När ett SIB-projekt inleds är det bra att reservera gott om tid för det, i synnerhet i början. Det krävs tålamod att göra något nytt. Det tar tid att tillägna sig nya saker och verksamhetssätt. Om tidtabellen är för knapp kan projektet gå i stöpet. När projektet fortskrider måste man vara redo att ändra på verksamhetssätten om det visar sig att de metoder man valt inte fungerar.

5. Samarbeta

Ha ett så omfattande samarbete som möjligt. Alla som har utsetts till ansvarspersoner i SIB-projektet från den offentliga sektorn, serviceproducenten och investeraren måste delta och engagera sig. Tillsammans kan de till exempel utveckla praktiska verktyg. För att samarbetet mellan den som köper resultat och den som säljer tjänster, det vill säga organisationen inom den offentliga sektorn och serviceproducenten ska vara lyckat är det viktigt att de arbetar tillsammans i det gemensamma projektet för att uppnå effektivitet. Om båda bara tar hand om sitt eget och interaktionen är knapp, går saker inte framåt.

6. Välj rätt personer till rätt platser

När ett SIB-projekt ska genomföras lönar det sig att välja människor i organisationen som är genuint intresserade. När de har valts ut är det bra att ge dem befogenhet att sköta saker på det sätt de anser vara bäst. Man måste ta tid för det konkreta arbetet och röja undan gamla uppgifter som står i vägen för nya. De som gör arbetet är budbärare. De försöker också få andra i sin organisation att förändra sina tänkesätt. Även om en person har utsetts till ansvarsperson får inte allt arbete lastas över på den personen. När flera människor är med blir arbetet lättare.

7. Stöd de som gör det praktiska arbetet och beslutfattarna

En offentlig organisation, till exempel kommunens ledning, måste berätta tillräcklig om SIB-projektet för både tjänstemän och förtroendevalda även i nämnderna. Ledningen ska stöda dem som utför det praktiska arbetet och ha en öppen dialog om de effektiva tjänsterna med hela organisationen och i kommunerna till exempel med kommuninvånarna, det vill säga skattebetalarna, när frågor väcks. Samma engagemang gäller serviceproducenterna: på Live Palvelut som deltar i Koto-SIB är till exempel effektivitet ett centralt mål för hela organisationen och man försöker få den att öka i all verksamhet.

8. Låt processen leva och andas

När det är fråga om effektiva tjänster kan processen inte vara huggen i sten. Arbetet måste utvecklas. De som utför arbetet måste vara redo att förändras och ändra på processen. När man hittar problem kan man och bör man åtgärda dem omedelbart. Det är bra att försöka göra idén om effektiva tjänster till en del av vardagen och det vardagliga arbetet. Där är det till exempel till hjälp att målen med effektiviteten har beaktats i arbetstagarnas egna mål.

9. Uppmuntra forskning

Försök utöka forskningen om SIB-projekt och överlag om effektiv verksamhet. Forskning ökar kunskapen om vad det lönar sig att satsa på och hur. Se till att SIB-projekten omfattar högklassig forskning vid statliga forskningsinstitut eller universitet. SIB-projekten mäts noggrant, så de erbjuder ett bra material för forskning och hjälper till att öka förståelsen om effektivitet och kunskapsledning. Forskningen ger också ny information om resultaten av främjande och förebyggande åtgärder.

10. Utöka metoderna för kunskapsledning i kommunen

Många av svårigheterna med SIB-projekt hänger ihop med att kommunerna saknar kunskap om effektiviteten hos deras egna tjänster. Det är arbetsdrygt att leta upp och komplettera data. Det blir lättare att utnyttja SIB-modellen och tillhörande modelleringar om kommunerna har tillgång till bättre data i sin verksamhet.

Tre perspektiv på SIB-projekt

Ämne

Samhällelig investering

Samhällelig investering hjälper till att skapa välfärd på ett effektivt och resurseffektivt sätt. Det är ett sätt att kanalisera privat kapital till projekt som syftar till positiv och mätbar samhällsnytta.

Författare

Kati Haapakoski

Affärskonsult, grundare och partner i HNY Group, HNY Group Oy

Publicerad

Vi rekommenderar

Läst den än?

Vad handlar det om?