Julkaistu 20.05.2025
Suomen itsenäisyyden juhlarahasto, Sitra (y-tunnus 0202132-3). Osoite: Itämerenkatu 11 – 13, PL 160, 00181 Helsinki Puhelin: +358 294 618 991 Sähköposti: kirjaamo@sitra.fi
Tietosuojavastaava:
Janika Skaffari Hallintoasiantuntija
Käsittelemme henkilötietojasi sidosryhmä- ja yhteistyösuhteiden hoitamiseksi. Tiedot voivat liittyä tilaisuuksien, koulutusten ja matkojen järjestämiseen, ja niistä viestimiseen. Hyödynnämme henkilötietoja sidosryhmäviestinnässä kuten uutiskirjeiden lähettämisessä sekä sidosryhmätyön yhteistyöalustoissa. Lisäksi tietoja voidaan hyödyntää viestintäanalytiikan toteuttamiseksi.
Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.
Henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen merkitykselliseen suhteeseen. Henkilöt ovat meille merkittäviä sidosryhmien edustajia asemansa, työtehtävänsä tai Sitran kannalta tärkeän sidosryhmäyhteyden vuoksi. Rekisteröity on voinut myös itse ilmoittaa halukkuudestaan vastaanottaa sidosryhmäviestintää tai osallistunut Sitran järjestämään tilaisuuteen.
Sidosryhmä- ja markkinointityön toteuttamiseksi voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:
Sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa tapahtumailmoittautumisen yhteydessä tai tapaamisen järjestämisen yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä myös ulkopuolisista lähteistä, kuten yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä sekä ulkopuolisten palveluntarjoajien pitämistä rekistereistä.
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Tapahtuman tai matkan toteuttamiseksi kerätyt tiedot kuten ruoka-ainerajoitukset, passitiedot tai lähiomaisen tiedot säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kyseisen tapahtuman tai matkan toteuttamiseksi. Muut henkilötiedot poistetaan, kun rekisteröidyn edellisestä tapahtumaosallistumisesta tai muusta sidosryhmä- tai yhteistyökontaktista on kulunut 4 vuotta. Ydinsidosryhmiksi tunnistettujen rekisteröityjen tietoja voidaan käsitellä tätä pidempään, mutta silloinkin ainoastaan niin kauan, kuin on tarpeen kyseisen sidosryhmäsuhteen hoitamiseksi.
Henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa muille organisaatioille matkan tai tapahtuman toteuttamiseksi.
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja siirrettäessä noudatetaan Euroopan komission vakiolausekkeita tai muilla tavoin varmistetaan, että siirto tapahtuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palvelimilla, joita säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelimet on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.
Henkilötietoja sisältäviä mahdollisia fyysisiä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Sitra on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät Sitran IT-järjestelmien lokitietoihin.
Sitran työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on sallittua ja teknisesti mahdollistettua käyttäjähallinnan keinoin ainoastaan erityisesti valituille ja rajatuille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä tällaisia tietoja Sitran nimissä esimerkiksi matkan järjestelyihin liittyen.
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt pyydämme lähettämään Sitran kirjaamon sähköpostiin osoitteeseen kirjaamo@sitra.fi
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillamme. Muutokset voivat perustua esim. lainsäädännön muuttumiseen.