Sitran asiakirjat ovat julkisia, jollei julkisuuslaissa tai muussa laissa erikseen toisin säädetä. Tämä asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvan Sitran asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Kuvauksen tavoitteena on auttaa kansalaista Sitran toimintaa koskevan tietopyynnön sisällön yksilöinnissä.
Laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, ”Tiedonhallintalaki”) säädetään tiedonhallintayksiköille kuuluvista tehtävistä. Tiedonhallintayksikön tehtäviin kuuluu muun muassa ylläpitää tietovarannoistaan sekä asiarekisteristään kuvausta tiedonhallintalain mukaisesti (28 §). Sitra soveltaa Tiedonhallintalakia soveltuvin osin.
Tämän asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus Sitran asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Kuvauksen tavoitteena on auttaa kansalaista Sitran toimintaa koskevan tietopyynnön sisällön yksilöinnissä.
Tietoja Sitran asioista ja niiden käsittelyvaiheista sekä asioihin liittyviä asiakirjoja käsitellään Sitran päätöksenteon ja hankehallinnan tietojärjestelmässä Puhdissa. Asiakirjoja käsitellään lisäksi Office365 -tietojärjestelmässä.
Sitran tietovarannoissa käsitellään Sitran toiminnassa tarvittavia tietoaineistoja. Sitran tietovarannot on listattu alla.
Vaikuttavuustyön tiimien, projektien ja hankkeiden suunnittelu ja toteutus. Vaikuttavuustyön toimenpiteitä koskevat päätökset, sopimukset, pöytäkirjat, raportit ja muut mahdolliset vaikuttavuustyön toimenpiteiden toteuttamiseen ja hallintaan liittyvät tietoaineistot.
Tietoaineistot: vaikuttavuustyön tiimien, projektien ja hankkeiden tietoaineistot käsittäen muun muassa projektisuunnitelmat, rahoituspäätökset, hankintalupapäätökset, projektien loppuraportit sekä muut Sitran kokeilu-, kehittämis-, ennakointi- ja koulutustoiminnan asiakirjat.
Organisaation sijoitusten valmistelu, toteuttaminen ja hallinta.
Tietoaineistot: sijoituspäätökset, sijoituksia koskevat sopimukset ja muut sijoitusten hallintaa ja seurantaa koskevat asiakirjat.
Sitran organisaation johtamisen, ohjauksen ja sisäisten palvelujen tietoaineistoja käsitellään seuraavissa tietovarannoissa.
Organisaation päätöksenteko ja johtaminen. Organisaation toiminnan suunnittelu, ohjaus ja seuranta.
Organisaation viestinnän suunnittelu, toteutus, ohjaus ja seuranta.
Organisaation talouden suunnittelu, hallinta ja seuranta.
Organisaation työsuhteiden toteuttaminen ja hallinnointi sekä muiden työsuhteeseen liittyvien toimenpiteiden toteuttaminen.
Organisaation tieto- ja asiakirjahallinnon suunnittelu, toteuttaminen ja hallinta.
Organisaation sisäisten juridisten palvelujen toteuttaminen ja hallinta.
Organisaation toimisto- ja kiinteistöpalvelujen toteuttaminen ja hallinta.
Sitran henkilörekistereitä tällä hetkellä ovat:
Asiakirjaa koskevan tietopyynnön sujuvaa käsittelyä edistää pyydetyn tiedon mahdollisimman tarkka yksilöinti. Tietopyynnön yksilöinnissä voi hyödyntää muun muassa seuraavia Sitran tietojärjestelmissä käytettäviä hakutekijöitä:
Tietopyynnöt pyydetään osoittamaan Sitran kirjaamoon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@sitra.fi. Tietojen luovuttamisesta päättää Sitra. Tietoaineistot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla.