Katse teknologiasta johtamiseen ja toimintamalleihin – 5 askelta julkisen sektorin tuottavuuteen

Tekoäly ja data tarjoavat ennennäkemättömiä mahdollisuuksia tuottavuuden parantumiseen. Julkisella sektorilla tuottavuuden parantuminen voi näkyä asiantuntijoille esimerkiksi työajan vapautumisena rutiinitehtävistä vaativampiin töihin. Asiakkaat taas voivat nähdä muutoksen sujuvampina ja parempina palveluina. 

Tuottavuuteen tähtäävissä panostuksissa tulokset jäävät silti liian usein piippuun. Ilmiö tunnetaan nimellä tuottavuusparadoksi: huomattavatkaan investoinnit teknologiaan eivät välttämättä johda kokonaistuottavuuden paranemiseen, vaan tuottavuus saattaa jopa heikentyä.

Syyt ovat inhimillisiä ja rakenteellisia. Hyödyt hukkuvat, jos vanhoja prosesseja vain digitalisoidaan ilman toimintamallien uudistamista tai jos vapautuneita resursseja ei suunnata tietoisesti vaativampaan työhön.

Sitra on koonnut tuottavuuslähtöisen uudistumisen toimintamallin ratkaisemaan juuri tätä haastetta. Malli on käytännön työkalu esimerkiksi ministeriöiden, virastojen, hyvinvointialueiden ja kuntien johdolle. Malli auttaa varmistamaan, että dataan ja tekoälyyn tehtävät investoinnit lunastavat lupauksensa.

Miten malli siis toimii?

5 askelta tuottavuuteen

Toimintamalli ei ole teknologiaprojekti, vaan ennen kaikkea johtamisen väline. Se koostuu viidestä vaiheesta, jotka sitovat uudistuksen tiukasti organisaation strategiaan ja talouteen.

1. Määritä tavoitteet ja mittarit 

Kaikki alkaa johdon päätöksestä: mitä muutetaan, kuinka paljon ja missä ajassa? Uudistukselle asetetaan selkeät avainmittarit (KPI) ja lähtötasot. Tavoitteena ei ole vain prosessin viilaus, vaan asiakkaalle tuotettavan arvon ja kustannustehokkuuden merkittävä parantaminen.

2. Varmista uudistumisen edellytykset 

Onnistuminen vaatii kirkkaat vastuut ja oikeat kyvykkyydet. On sovittava, kuka tekee työn ja kuka kantaa lopullisen vastuun päätöksistä. Lisäksi on huolehdittava datan laadusta ja yhteisistä periaatteista, jotta ratkaisut ovat skaalattavissa yli yksikkörajojen.

3. Suunnittele hyödyn syntyminen

Tämä on vaihe, jossa teknologia kohtaa arjen työn. Analysoimalla arvovirtoja tunnistetaan turhat viiveet ja manuaaliset vaiheet, jotka voidaan korvata automaatiolla. Tärkeintä on suunnitella konkreettisesti, miten resurssit siirtyvät korkeamman lisäarvon työhön.

4. Johda toimeenpanoa

Staattiset projektisuunnitelmat korvataan päätöksentekomallilla, joka reagoi tuloksiin. Olipa valittu malli ketterä (agile) tai skaalautumiseen tähtäävä (scale-up), toimeenpanoa johdetaan rytmitetysti viikko- ja kuukausitasolla. Jos tuloksia ei synny, hanke on uskallettava myös pysäyttää.

5. Realisoi hyödyt ja kiihdytä

Tuottavuushyöty ei ole todellinen ennen kuin se näkyy budjetissa tai henkilöstösuunnittelussa. Viimeisessä vaiheessa varmistetaan, että tuottavuushyödyt viedään taloussuunnitteluun ja vapautuvat voimavarat suunnataan uusiin, vaikuttavampiin tehtäviin.

Julkinen sektori yritysten kasvun kirittäjänä

Tuottavuuslähtöisen uudistumisen vaikutukset leviävät julkiselta sektorilta myös laajemmin talouteen ja yrityksiin. Esimerkiksi nopeammat lupaprosessit ja datan hyödyntäminen tukevat myös yritysten kasvua ja kilpailukykyä.

Ja kun Suomessa tekoälyratkaisuja kehittävät kasvuyritykset saavat kotimaasta näyttöjä, voidaan ratkaisuja viedä myös muihin maihin.

Toimintamalli on keskeinen osa Sitran tarjoamaa rahoitusta

Nyt julkaistu toimintamalli on osa Sitran laajaa työtä, joka tähtää yhdessä kumppaneiden kanssa julkisen sektorin merkittävään tuottavuusloikkaan datan ja tekoälyn avulla. Sitrassa työtä luotsaa Julkisen sektorin tuottavuus -ohjelma, joka vauhdittaa uudistumista rahoituksella, johdon valmennuksella, ennakointitiedolla sekä muulla asiantuntijatuella.

Toimintamalli on kytketty suoraan Sitran tarjoamaan rahoitukseen. Edellytämme rahoitusta hakevilta organisaatioilta mallin mukaista tavoitteenasettelua, mittarointia ja sitoutumista hyötyjen realisointiin. Voit tutustua auki oleviin rahoitushakuihin sivuillamme.

Uudistumisessa kyse on lopulta siitä, että uskallamme johtaa muutosta. Teknologia on renki, joka fiksusti käytettynä mahdollistaa julkisten palveluiden paremman saatavuuden ja laadun myös tulevaisuudessa.