Kuva: Patrik Rastenberger

Julkaistu 15.09.2016

Varrella viran

Eli miten henkilöstökierto ja asiantuntijavaihdot voivat toimia välineenä yhteiskunnallisessa muutoksessa.
Kirjoittaja
Johtava asiantuntija, Ennakointi ja strategia, Sitra
Eeva Hellström on Sitran ennakointitoiminnan strategia-asiantuntija. Näiden sanojen takana piilee sekä ajattelija että tekijä, jonka käsissä monimutkaisetkin sisällöt sulautuvat luovasti yhteen ja irralliset ideat muokkautuvat vaikuttaviksi konsepteiksi.

Eli miten henkilöstökierto ja asiantuntijavaihdot voivat toimia välineenä yhteiskunnallisessa muutoksessa.

Olin vuoden ensimmäisen puoliskon puolipäiväisessä asiantuntijavaihdossa valtioneuvoston kanslian politiikka-analyysiyksikössä, joka vastaa valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnasta sekä tuottaa tietoa hallituksen tulevaisuustyöhön, ennakointiin ja talouspoliittisen päätöksenteon tueksi. Lisäksi yksikkö koordinoi kestävän kehityksen kansallista toimeenpanoa ja tällä vaalikaudella toteuttaa kokeilukulttuurin käyttöönoton kärkihanketta. Toimin ”varrella viran”, kuten työtoverini kutsuivat vaihtoani tunnetun laulun sävelmin. Nyt, jälleen Sitraan palattuani, on hyvä koota ajatuksia siitä, mikä kokemuksessa yllätti, mikä innosti ja mitä siitä opin.

Mielikuvien myllerrystä

Mielikuvani jäykästä ja byrokraattisesta valtionhallinnosta sekä murtui että vahvistui. Osana vaihtoani minulla oli mahdollisuus osallistua soveltuvin osin kaikkien eri ministeriöiden uusille työntekijöille suunnattuun valtioneuvoston perehdyttämisohjelmaan, eli niin kutsuttuun vn-passi-koulutukseen.

Erityisesti alkuvaiheissaan koulutus keskittyi, ei niinkään vallitseviin hallintokäytäntöihin, vaan hallinnon käytännön ja kulttuurin uudistamiseen, jossa muun muassa strategisuus, horisontaalisuus ja ketteryys olivat modernilla tavalla keskeisellä sijalla. Uudistusmyönteisen ilmapiirin luomiseen tähdättiin jo ensimetreillä. Isoja peukkuja on pidettävä, että alkuun luotu positiivinen vire kantaa myös pitemmälle arkeen. En nimittäin voinut arjessa välttyä huomaamasta monia asioita, joissa voitaisiin toimia nykyistä ketterämmin.

Oli kuitenkin tervettä huomata, että joillakin äkkiseltään jäykiltä ja hitailta vaikuttavilla toimintamalleilla oli hyvät perusteensa, joita ei aina ulkoapäin katsoen tule ajatelleeksi. Demokraattisessa järjestelmässä toimiminen vaatii hallinnolta avoimuutta, aikaa ja kärsivällisyyttä.

Ihmisten tila innostua

Sain työssäni kohdata monia osaavia ja työlleen omistautuneita ihmisiä ja työilmapiiri yksikössäni oli innostava. Valtionhallinnon tiukka resurssitilanne ja siitä aiheutuva kiire oli kuitenkin monessa tilanteessa käsin kosketeltava.

Huomasin, että virkamiehiä oli helppo saada osallistumaan tilaisuuksiin lyhyelläkin varoitusajalla silloin, kun kyse oli heidän tehtäviinsä liittyvistä muodollisemmista tapaamisista. Sen sijaan vapaaehtoisempaan ideointiin ja työpajatyöskentelyyn osallistumiseen ei hevin riittänyt aikaa – aidosta kiinnostuksesta huolimatta. Etenkin näin oli, kun käsiteltiin hallinnonalojen välisiä asioita, jotka liittyivät omaan toimenkuvaan vain välillisesti, tai joita ei ollut pakko tehdä juuri tänään.

Mieleeni ui vahva huoli siitä, onko virkamiehillä tänä päivänä riittävästi aikaa pohtia, mikä työssä on olennaisinta, mihin vähät resurssit kannattaisi suunnata, ja onko tehtävälistalla jotain, josta olisi mahdollista kokonaan luopua. Onko resurssipaineiden kanssa kamppailevilla ihmisillä riittävästi tilaa innostua ja tarttua uusiin ideoihin?

Kiireestä huolimatta yksikössä vallitsi ihmisistä ja heidän jaksamisestaan huolehtimisen kulttuuri, josta moni organisaatio voisi ottaa oppia.

Siiloja ja sirpaleita

Valtioneuvoston kanslia ja Sitra ovat suunnilleen yhtä isoja, reiluja sadan hengen organisaatiota, ellei viime vuonna valtioneuvoston kansliaan perustettua valtioneuvoston hallintoyksikköä oteta huomioon. Sitrassa organisaation hierarkiatasoja on usein kolme, joskus neljä. Valtioneuvoston kansliassa niitä on viisi-kuusi.

Tasojen määrä on ymmärrettävää, kun ministeriöissä, jollainen valtioneuvoston kansliakin on, on sekä poliittinen johto että virkamiesjohto. Samaan aikaan se kuitenkin tarkoittaa, että etäisyys poliittisesta johdosta rivivirkamieheen kasvaa huomattavan suureksi.

Yhtenä valtioneuvoston kanslian keskeisenä tehtävänä on sovittaa yhteen ja tukea koko valtioneuvoston – siis ministeriöiden muodostaman kokonaisuuden – toimintaa. Siihen nähden koin kanslian omien eri yksiköiden välisen etäisyyden yllättävänkin suurena. Isossa linnassa syntyikin valitettavan vähän kontakteja oman käytävän ulkopuolelle.

Synergian siemeniä

Kuluneen vuoden aikana kanslian politiikka-analyysiyksikkö on kokenut merkittävää sisäistä uudistumista, joka mahdollistaa aivan uudenlaista synergiaa. Tässä muutoksessa oli ilo olla mukana. Politiikka-analyysin perustaksi jo aiemmin koottu tutkimus- ja selvitystoiminta ja ennakointitoiminta saivat vuoden alussa rinnalleen kokeilutoiminnan, joka laajentaa politiikan suunnittelun tietopohjaa ja tuo siihen uudenlaista dynamiikkaa.

Tärkeä uusi synergiamahdollisuus syntyi myös siitä, kun kestävän kehityksen politiikan kansallinen koordinaatiovastuu siirtyi vuodenvaihteessa ympäristöministeriöstä valtioneuvoston kanslian politiikka-analyysiyksikköön. Kuten eduskunnan tulevaisuusvaliokunnan, kansallisen ennakointiverkoston sekä Sitran kesäkuussa yhdessä järjestämässä tilaisuudessa ”For the Next Generations” todettiin, kestävällä kehityksellä ja tulevaisuustyöllä on paljon yhteistä. Kummatkin katsovat kauas tulevaisuuteen ja käsittelevät komplekseja kysymyksiä sekä suuria muutoksia. Kestävä kehitys on investointi tulevaisuuteen ja strateginen ennakointi edellyttää käsitystä halutusta tulevaisuuden suunnasta.

Talous on keskeinen osa kestävää kehitystä – sekä sen haastaja että mahdollistaja. Siksi kestävän kehityksen toimikunnan koordinaatiovastuun siirtyminen vuodenvaihteessa samaan politiikka-analyysiyksikköön talousneuvoston pääsihteeristön kanssa mahdollistaa uutta synergiaa yhteiskunnalliseen dialogiin, etenkin kun näillä on yhteinen puheenjohtaja – pääministeri.

Yhteiskunnallinen muutos on yhteistyötä

Olen yllä kertonut kokemuksiani sekä mielikuvien murtumisen että vahvistumisen näkökulmasta. Vaihdoin tärkeintä antia olivat kuitenkin sekä kokemuksista että uusista verkostoista syntyvät yhteistyön mahdollisuudet.

Ennen vaihtoon lähtöäni kirjoitin Sitran intrasivuille seuraavasti: ”Yhteiskunnallinen muutos on aina yhteistyötä. Se edellyttää yhteiskunnan eri toimijoiden ja heidän tavoitteidensa ja toimintamalliensa tuntemista. Uskon, että asiantuntijavaihto antaa hyviä eväitä tulevaisuuden yhteistyöhön.”

Sekä Sitrassa että valtioneuvoston kansliassa työtehtäväni liittyvät erityisesti kestävän kehityksen kansallisen tason työhön. Sitrassa fasilitoin kestävän kehityksen asiantuntijapaneelin toimintaa, jonka yhtenä tehtävänä on haastaa, tukea ja valmistella valtioneuvoston kansliasta koordinoitavaa kestävän kehityksen toimikunnan työtä. Tämä jo ennestään toimiva yhteistyösuhde vahvistui vaihdon aikana merkittävästi, mutta samalla sen ympärille rakentui monia uusia, tulevaisuuteen kantavia verkostoja.

Kestävän kehityksen edistäminen on ennen kaikkea politiikan, hallinnon, yritysten, tutkimuksen ja kansalaisyhteiskunnan yhteistyötä. Siksi yhteistyön ja resurssien mobilisoinnin on oltava kestävän kehityksen globaaliagendan, eli Agenda2030:n kansallisen toimeenpanon ytimessä. Kokemukseni pohjalta uskon, että henkilöstökierto ja asiantuntijavaihdot voivat toimia tässä arvokkaana välineenä.

Viikon varrelta -kirjoitukset vetävät yhteen ajankohtaiset puheenaiheet Sitran strategia- ja tutkimustiimissä. Viikon varrella -kirjoitukset löytyvät kootusti täältä.

Mistä on kyse?