Julkaistu 29.08.2014

Sosiaalisen intranetin neljä lupausta

Päästimme vanhan intranetimme viettämään eläkepäiviä ja hyppäsimme uuden mobiilin sosiaalisen intranetin kelkkaan.
Kirjoittaja
Johtava asiantuntija, Sitra
Laura Halenius on IHAN® – ihmislähtöisen datatalous projektin yhteiskunnallisesta markkinoinnista ja päättäjäviestinnästä vastaava johtava asiantuntija.

Päästimme juuri hyvin palvelleen vanhan intranetimme viettämään eläkepäiviä ja hyppäsimme uuden mobiilin sosiaalisen intranetin kelkkaan.

Sitran intranetuudistustyön tavoite on luoda avointa yhdessä tekemisen kulttuuria tukevat yhtenäiset sähköiset työvälineet ja työskentelytavat.  Koko uudistustyön johtavana ajatuksena on ollut nostaa sitralainen työ keskiöön. Kysyimme ja kysymme jatkossakin: miten intra tukee parhaiten jokaisen sitralaisen työn tekemistä ja yhteistyötä? Alustaksi valikoitui Microsoftin Office 365, joka oli jo käytössä työtilojen osalta.

Saimme hyviä eväitä kehittämiseen syksyllä 2013 tehdystä käyttäjäkyselystä.  Myös tiivis dialogi johdon kanssa sekä useampi työpaja eri puolilla organisaatiota työskentelevien kanssa kirkastivat ajatusta siitä, miten intranet saadaan kytkettyä linkiksi Sitran strategian ja päivittäisen työn tekemisen välille. Tämän työn pohjalta lupasimme projektin alkajaisiksi tavoitella seuraavaa:

Lupaus 1: Kokoamme nykyiset hajallaan olevat sisällöt yhteen

Lupaus 2:  Intranet tukee uutta organisaatiorakennetta ja mahdollistaa ketterän työn tekemisen

Lupaus 3: Työn tekeminen on mahdollista ajasta ja paikasta riippumatta

Lupaus 4: Muutamme toimintatapoja: Lisäämme tiedon jakamista, itsepalvelukulttuuria ja työtiloissa työskentelyä

Lukemattomien työtuntien, uutteran sisällöllisen, visuaalisen ja teknisen ahertamisen jälkeen, on hyvä katsoa, mitä saimme aikaiseksi.

Lupaus 1:Kokoamme nykyiset hajallaan olevat sisällöt yhteen

Sisältö on kuningas myös intranetissä. Staattisia sisältöjä vähennettiin uudistuksessa radikaalisti, ja sivurakennetta madallettiin.

Suurin osa intranetin teksteistä kirjoitettiin uudestaan: Asetuimme tiedonhaluisen sitralaisen housuihin: mietimme, mitä lukija haluaa tietää sivulle tullessaan. Muistutimme kirjoittajia, että he kirjoittavat aina kollegalle: Villelle, Merville, Sylvielle, Paulalle, Kimmolle ja Sarille. Sovimme, että selitämme tarpeeksi, mutta emme jaarittele. Emmekä missään tilanteessa piiloudu byrokraattisen kieleen, vaan kannustamme ottamaan rohkeasti yhteyttä, jos jokin jää epäselväksi.

Toimme intranetin etusivulle sykkimään  Sitran pulssin: tuoreimmat tapahtumat, uutiset ja blogit, mediaosumat, twitterkeskustelut  ja sisäisen somen tuoreimmat keskustelut. Toivomme, että etusivu innostaa ja motivoi tekemään. Yhdessä,  yhteisen tavoitteen eteen.

Tekemässämme käyttäjätutkimuksessa intran tärkeimmäksi ominaisuudeksi nousi hyvät hakuominaisuudet. Office 365:sen hakuominaisuudet ovat valovuosien päässä vanhan intranetimme hakutoiminnosta ja projektin aikana hakua parannettiin vielä entisestäänkin vastaamaan Sitran tarpeita.

Lupaus 2:  Intranet tukee uutta organisaatiorakennetta ja mahdollistaa ketterän työn tekemisen

Projektin aikana muutettiin talotasolla linjauksia tiedon avoimuudesta. Mikä ennen oli lähtökohtaisesti suljettua, on nyt avointa. Projektin aikana muun muassa työtiloja avattiin systemaattisesti ja suljetut työtilat ovat jäämässä pääosin historiaan. Luottamukselliset asiat säilyvät kuitenkin tietoturvallisesti suljetuissa kansioissa, joten esimerkiksi työsuhteisiimme liittyvät tiedot pysyvät turvassa.

Konseptoimme myös työtilat kevyesti, jolloin esimerkiksi useassa projektissa samaan aikaan työskentely helpottuu, kun tärkeät dokumentit löytyvät aina samasta paikasta. Uudet työtilat tulevat käyttöön vähitellen uusien projektikokonaisuuksien alkaessa.  Kaikki työtilat myös listattiin yhteen paikkaan ryhmiteltyinä eri otsikoiden alle, jolloin on helppo löytää esimerkiksi päättyneiden projektien dokumentit.

Lupaus 3: Työn tekeminen on mahdollista ajasta ja paikasta riippumatta

Melkein kaikki vapaa-ajalla käyttämämme verkkopalvelut alkavat olla responsiivisia.  Miksei siis myös  intranet olisi mobiilioptimoitu? Koko intranetin suunnittelussa on lähdetty siitä, että käyttö onnistuu ajasta ja päätelaitteesta riippumatta. Sosiaalisen mobiilin intran myötä mukana kulkee reaaliaikainen tieto tilannekuvasta organisaation sisällä ja ulkona ja tärkeät dokumentit ovat aina taskussa.

Lupaus 4: Muutamme toimintatapoja: Lisäämme tiedon jakamista, itsepalvelukulttuuria ja työtiloissa työskentelyä

Sitrassa on käynnissä samanaikaisesti yli sata hanketta, ja useammassa hankkeessa tehdään töitä samojen kohderyhmien kanssa. Pohdimme, miten saada tieto leviämään hyvistä käytännöistä ja onnistuneista lopputuloksista eri yksiköiden ja projektitiimien välillä niin, että eri tiimit pystyvät hyödyntämään toistensa osaamista tehokkaasti. Aina kun ei sattumalta törmää kahvipöydässä. Avuksi otettiin hyvien käytäntöjen jakamiseen tarkoitettu vaikuttavuuspankki VAPA sekä sisäiset blogit. Lisäksi takaoven kautta Sitraan hiipinyt, hurjan suosion saanut Yammer ylennettiin viralliseksi organisaatioviestintäkanavaksi.

Vaikuttavuuspankki VAPA on paikka vinkkien, esimerkkidokumenttien, käytäntöjen ja casejen jakamiselle. VAPA:n tarkoitus on tuoda hiljainen tieto näkyväksi ja kannustaa sitralaisia hyödyntämään muiden opit ja oivallukset – varastamaan ja parastamaan entistä enemmän. Vaikuttavuuspankin vinkit ovat wiki-ohjeita, jotka toteutetaan yhteiskirjoittamalla. Nämä parhaat käytännöt on otettu rikastuttamaan myös viestinnällisen intran staattisia sisältöjä. Olemme näin halunneet välttää erillisen tietosiilon muodostumista.

Halusimme luoda myös vapaamuotoisen kanavan tilannekuvan jakamiseen ja tästä ajatuksesta syntyi sitralaisten oman Työmaa-blogi, jossa jokainen meistä voi jakaa ajatuksiaan, onnistumisia ja epäonnistumisia sekä välähdyksiä työarjesta ja -juhlasta. Ensimmäiset blogaukset on jo kirjoitettu ja sisäinen keskustelu alkanut.

Toimintatapojen muutos on vasta kuin hento taimitarha – alttiina kuivuudelle ja hallalle. Vaikka itse intran tekninen kehitysprojekti on tullut tiensä päähän, niin sisällöllinen kehittäminen ja hyvien käytäntöjen jalkauttaminen jatkuu.

Sosiaalinen intra näyttää kuitenkin sopivan tulevaisuusorganisaatiolle. Ja kuten Sari Tuori blogauksessaan kirjoitti ”Sosiaalisesta intrasta on kuoriutumassa oikea herkkupala, vuorovaikutteisten työtapojen ja sisäisen viestinnän mullistaja. Organisaation ihmisten ja osaamisten kohtaamispaikka, ja juuri niin hyvä kuin sen kaikki käyttäjät.”

Mistä on kyse?