Kuva: Minna Hemmilä

Julkaistu 26.11.2018

Tiedon ja ymmärryksen kehä päätöksenteon valmistelussa

Kompleksisia ongelmia käsiteltäessä olisi tärkeää saada eri tahojen intressit ja osaaminen mukaan heti päätöksentekoprosessin alkuvaiheessa. Se edellyttää uudenlaisia tiedon tuottamisen ja asiantuntijuuden hyödyntämisen tapoja – ehkäpä kokonaan uutta näkemystä siitä, millä tavoin hyvä päätöksenteko nykymaailmassa tapahtuu. Haastattelimme asiantuntijoita dialogin mahdollisuuksista päätöksenteon valmistelussa.
Kirjoittajat
FT, Deduktia
Ruurik Holm, FT, on filosofi ja tietokirjailija, joka toimii liikkeenjohdon konsulttina Deduktia-yrityksessään.
VTT, Aalto-yliopisto
Petro Poutanen, VTT, toimii viestinnän ja vuorovaikutuksen tutkijana ja yrittäjänä. Tällä hetkellä hän on Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulussa vierailevana tutkijana ja auttaa organisaatioita viestinnän ja vaikuttamisen kysymyksissä.
Professori, aineeton pääoma ja innovaatiojohtaminen, Aalto-yliopisto
Pirjo Ståhle toimii innovaatiojohtamisen professorina Aalto-yliopistossa. Hänen erityisalojaan ovat tietojohtaminen, itseorganisoituvat systeemit ja aineeton pääoma. Lisää tietoa: www.stahle.fi

Ideaalimalleissa päätöksenteon prosessia kuvataan usein lineaarisena jatkumona, jossa eri vaiheet seuraavat toisiaan: ongelman määrittely, tiedon koonti ja tulkinta, päätöksen tekeminen ja toimeenpano. Todellisuudessa päätöksenteon eri vaiheet limittyvät ja lomittuvat keskenään. (Lue lisää artikkelista Tiedon ja ymmärryksen kehä päätöksenteon valmistelussa)

”Meidän pitäisi nähdä tämä toisella tavalla. Jos ajatellaan valtiollista päätöksentekoa niin nämä kolme toteutuvat usein samanaikaisesti.” (Olli-Pekka Heinonen)

Ongelma on harvoin kristallinkirkas prosessin alkuvaiheessa, ja todelliset seuraukset – ehkä koko ongelman luonne – saattavat ilmetä vasta toimeenpanon yhteydessä.

Dialogi tiedon ja ymmärryksen kehänä

Päätöksenteon vaiheita voidaan tarkastella päätöksenteon ideaalimallin sijaan näkökulmien laajentamisen ja rajaamisen kautta, jossa nämä keskusteluvaiheet voivat esiintyä vuorotellen ja kehämäisesti (ks. Ellinor & Gerard 1998). Tietopohjaa ja näkökulmia laajentavan (divergentin) keskusteluvaiheen jälkeen yleensä pyritään rajaamaan ja valitsemaan kehityskelpoiset ideat seuraavaan, suppenevaan (konvergenttiin) keskusteluvaiheeseen:

1. Laajeneva keskusteluvaihe: Osallistujat ymmärtävät toistensa näkökulmat, osaavat suhtautua neutraalisti omiin taustaoletuksiinsa ja kykenevät rakentamaan uusia näkökulmia aiemmin sanotun pohjalta (näkökulmaa laajennetaan, tietopohjaa kasvatetaan).

2.  Suppeneva keskusteluvaihe: Osallistujat tunnistavat relevantin tiedon ja tekevät sen perusteella johtopäätöksiä ja toimintasuosituksia (näkökulmaa rajataan).

Nämä vaiheet voivat toistua etenkin päätöksentekoprosessin alkuvaiheessa: ongelmanmäärittelyssä sekä tiedon kokoamisessa ja ymmärryksen luomisessa.

Päätöksentekovaiheessa aihepiiri ei yleensä enää laajene, eikä silloin tuoteta enää uusia ideoita. Keskustelu on konvergoitunut tiettyihin vaihtoehtoihin, joiden väliltä ratkaisu tehdään.

Itse päätös voikin olla pelkkä muodollisuus, mikäli yhteisymmärrykseen on käytännössä päädytty jo aiemman dialogin kautta.

Dialogiseen valmisteluun perustuvassa päätöksenteossa päätösvaihtoehdot alkavat joskus muodostua jo ongelman määrittelyvaiheessa, mutta usein viimeistään tutkimustiedon, erilaisten todisteiden keruun ja näkökulmien laajentamisen myötä alkavat vaihtoehtoiset ratkaisupolut hahmottua. Dialogin kuluessa päätöksentekijän oma kanta asiaan vähitellen kirkastuu. Itse päätös voikin olla pelkkä muodollisuus, mikäli yhteisymmärrykseen on käytännössä päädytty jo aiemman dialogin kautta. (Ks. esim. Design Council 2018)

On kuitenkin huomattava yksimielisyyteen mahdollisesti sisältyvä piilevä erimielisyys. Haastatteluissa tuotiin esille, että joskus se mitä pidetään onnistuneena ja yksimielisenä päätöksenä, ei välttämättä ole dialogisen, eri näkökulmia kunnioittavan prosessin tulosta. Yksimielisyys voi perustua tarpeeseen saada päätös tehtyä tai pelkoon tuoda omia intressejä pöydälle. Kaikki eivät halua olla yhteisen veneen keikuttaja.

Tiedon kokoamista ja tulkintaa

Dialogisessa päätöksenteon valmisteluprosessissa on tärkeää, että päätettävät asiat on yhdessä määritelty niiden sidosryhmien kesken, joita ne koskettavat. Jo se mistä on kyse, mitkä asiat sisällytetään agendalle ja miten kysymykset muotoillaan, voidaan määritellä dialogisesti.

”Asioita valmistellaan liian pitkälle ennen kuin lähdetään toteuttamaan vuorovaikutusta. Mennään asia ja tieto edellä. Silloin kun määritellään kysymyksiä, eli aikaisessa vaiheessa, kun joku asia tulee vireille, on paras hetki pohtia yhdessä, mikä tämä asia on ja miten meidän tulisi se ymmärtää. Virkamiehet ovat tehokkaita, kun he tietävät miten toimia, mutta tätä ennen pitää olla se dialogi.” (Jonna Kangasoja)

Dialogisesti toteutettu päätöksenteon prosessi rakentaa ratkaisua kahdella eri tasolla: tiedollisella tasolla kerätään relevanttia tietoa ja kokemuksia, kun taas vuorovaikutuksen tasolla luodaan yhteisymmärrystä ja rakennetaan siltoja.

”Päätöksenteon jokaisessa vaiheessa on kyse sekä asian että osapuolten välisten suhteiden edistämisestä.” (Jonna Kangasoja)

Tiedon kokoaminen ja tulkinta on keskeinen osa dialogista päätöksenteon valmistelua. Haastateltavat korostivat, että dialogiprosessin alkuvaiheessa on tärkeää tuoda mahdollisimman avoimesti esiin kaikki olennainen tieto, joka liittyy käsiteltävään asiaan. Tietoperustaa tulee voida kyseenalaistaa kunnioittavalla tavalla. Muutoin syntyy riski, että tiedon tuottaja – kuten tutkimuslaitos tai yksittäinen tutkija – leimautuu sidosryhmien näkökulmasta puolueelliseksi. Tietoperustan asettaminen toisten arvioitavaksi legitimoi koko prosessia.

Tieto ei aina ratkaise konflikteja, eivätkä ristiriidat eri osapuolten välillä välttämättä häviä lisääntyneen tiedon avulla. Dialogiprosessin osallistujien ymmärrystä tiedon merkityksestä eri tahoille sekä siihen liittyvistä tunteista voi kuitenkin lisätä kuulemalla henkilökohtaisesti, mitä jokin asia ihmisille merkitsee. Esimerkiksi köyhyys ilmiönä voi jäädä etäiseksi ilman henkilökohtaisesti välitettyä kokemusta siitä, miltä köyhyys todella tuntuu.

Haastatteluissa nousi esiin ohjatun dialogiprosessin ja sen fasilitoijan keskeinen rooli: fasilitoija takaa sen, että kaikkien näkökulmat nousevat esiin. Fasilitoijan tulee myös huolehtia, että dialogi on todella dialogi, eikä vain sarja peräkkäisiä monologeja. Omaa intressiä sellaisenaan on vaikea ajaa, kun jokainen puheenvuoro rakentuu edellä sanotun päälle. Dialogissahan ei ole tarkoitus kiistää toisten lausumia, vaan ymmärtää niitä – eikä tarkoitus ole myöskään se, että omasta kannasta pitäisi luopua (Lue lisää artikkelista Mikä tekee dialogin: Dialogisen vuorovaikutuksen tunnuspiirteet ja edellytykset). Tavoitteena on ymmärtää eri osapuolia ja hahmottaa asiaan liittyvä kokonaisuus entistä paremmin. Tämä sopii hyvin suureen osaan yhteiskunnallista päätöksentekoa koskevaa vuorovaikutusta intresseistä riippumatta.

Dialogin ja päätöksenteon jännite

Haastatteluissamme painotettiin, että päätöksenteko ja dialogi tulisi prosesseina selkeästi erottaa toisistaan.

”Minulle dialogi tarkoittaa keskustelua, jossa fokusoidaan ymmärtämiseen. Ei ratkaista mitään, ei väitellä, vaan yritetään lisätä ymmärrystä. Pitäisi raivata tilaa tällaiselle keskustelulle, jossa ei yritetä tehdä mitään muuta kuin tätä. Jos tähän sekaantuu päätöksenteko, prosessi häiriintyy, koska ihmiset alkavat ajaa omia intressejään ja pohtia mitä päätöksistä seuraa itselle.” (Kai Alhanen)

”Dialogin pitäisi olla valmistelevaa, eikä niinkään päätöksenteon hetkeen kiinnittyvää.” (Taina Kulmala)

Vaikka päätöksenteko ja sen dialoginen valmistelu erotettaisiinkin prosesseina toisistaan, on tärkeää, että myös päätöksenteon valmistelijat ja päättäjät osallistuvat päätöksenteon dialogiseen valmisteluun.

”On vakiintunut sellainen tapa, että kootaan näkökulmia punnitsevia ryhmiä, joiden lopputulemat sitten viestitään päätöksentekijöille, mutta tuottaako se heille ymmärrystä?” (Jonna Kangasoja)

”Päätöksenteon suurimmat pullonkaulat ovat eri osapuolten syvempien tarpeiden ymmärtämisessä ja käsittelemisessä jollakin rakentavalla tavalla.” (Lasse Peltonen)

Dialogin ja päätösten tekemisen välistä jännitettä on tarve selkiyttää. Mahdollisuus avoimeen dialogiin nähtiin kuitenkin tekemissämme haastatteluissa jopa suomalaisen päätöksenteon suurena vahvuutena:

”Suomessa meillä on avoimena ja vuorovaikutteisena yhteiskuntana aidosti mahdollisuus tiedon parempaan hyödynnettävyyteen. Vaikka poliitikot ovat sidottuja siihen, mitä hallitusneuvotteluissa on päätetty, tietty liikkumavara ja mahdollisuus heittäytyä keskusteluihin olisi arvokasta säilyttää, vaikka olisi millaisia linjauksia.” (Haastateltava NN)

Esimerkkejä: Dialogin hyödyntäminen yhteiskunnallisen päätöksenteon valmistelussa

Opetus- ja kulttuuriministeriön asettama peruskoulufoorumi, joka on osa peruskoulun uudistamisen kärkihanketta, kykeni laatimaan useita eri intressejä kokoavat linjaukset uudistukselle. Tämä oli mahdollista dialogin hengessä toteutetun vuorovaikutusprosessin avulla. Visio tasa-arvoisesta peruskoulusta oli osapuolia yhdistävä ja yhteen sitova tekijä, joka sai heidät sitoutumaan ja viemään viestiä aktiivisesti myös taustaryhmiinsä.

Esittävän taiteen ja museoiden rahoitusjärjestelmän uudistustyön Kulttuuri-VOS -projektissa koottiin kulttuurialaa edustava 20 hengen asiantuntijatyöryhmä, jonka tehtävä oli sopia lakiuudistuksen suuntaviivoista ja synnyttää koko alaa edustava näkemys rahoituksen uudistamisesta. Sitran fasilitoimassa projektissa toteutettiin useita dialogisia työpajoja, joissa asiantuntijat yhdessä virkamiesten kanssa työstivät periaatteet lakiuudistuksen kirjoittamista varten. Vaikka itse lakiesitys palautui osin takaisin valmisteluun, osapuolet olivat tuotettuun malliin tyytyväisiä. (Mustikainen 2018) Hankkeen keskeiset opit on koottu oppaaksi, jonka tavoitteena on tukea osallistavien keinojen käyttöä lainvalmistelussa. (Matikainen ym. 2018.)

Sitran Erätauko-hankkeessa on kehitetty työkalupakki rakentavan yhteiskunnallisen keskustelun suunnitteluun, käynnistämiseen ja käymiseen. Työkalujen avulla saadaan laajennettua yhteiskunnalliseen keskusteluun osallistuvien joukkoa. Työkaluja on myös testattu lukuisissa kokeiluissa. Esimerkiksi yhteistyössä oikeusministeriön kanssa toteutettiin dialogi opetusministerin ja saamelaisnuorten välillä. Siinä saamelaisnuoret saivat itse kertoa omin sanoin saamen kielen merkityksestä heille. Saamelaisille esimerkiksi kielen opiskeluun liittyvien tarpeiden esilletuominen on ollut haastavaa, vaikka keskustelua virkamiesten kanssa oli käyty jo vuosikausia. Dialogissa ei ollut kyse tiedon välittämisestä, vaan sen ymmärtämisestä, mikä saamelaisten henkilökohtainen kokemus omasta kielestään on. Onnistuneen tapaamisen tuloksena molemminpuolinen kuulemien ja ymmärtäminen toteutui nyt myös tunteen ja vuorovaikutuksen, ei vain tiedollisten argumenttien tasolla. (Akordi 2017)

Mistä on kyse?

Kirjoitus on osa Sitran Tieto päätöksenteossa -projektissa valmistettua Dialogi tietoon perehtyvässä päätöksenteossa -artikkelisarjaa.

Artikkeli pohjautuu selvitykseen, jossa kartoitettiin dialogin mahdollisuuksia tukea yhteiskunnallista päätöksentekoa. Selvitystä varten haastateltiin 21 suomalaista asiantuntijaa.

Lähteet

Akordi. 2017. Dialogi: Opetusministeri ja saamelaisnuoret: Saamen kielten säilyttäminen ja elvyttäminen on yhteinen asiamme.

Alhanen, K., Soini, T. & M. Kangas (2015). Dialoginen johtaminen ja vallankäyttö. Dialogiakatemia.

Bohm, D. 2003. On dialogue. Taylor & Francis eLibrary. Alkuperäislaitos: On Dialogue, Routledge, 1996.

Design Council. 2018. The Design Process: What is the Double Diamond?

Ellinor, L. & G. Gerard. 1998. Dialogue: Rediscover the transforming power of conversation. John Wiley & Sons Incorporated.

Matikainen, T., Mustikainen, H. & Winqvist, D. 2018. Dialogia! Parhaita käytäntöjä dialogin ja osallisuuden kokemuksen mahdollistamiseksi lainvalmistelussa. Sitra.

Mustikainen, H. 2018. KulttuuriVOS-uudistuksesta vain osa eteni hallituksessa. Miksi osallistava lainsäädäntöprosessi kannattaa silti? Sitran blogi 12.4.2008.

Artikkelisarja

Lue lisää.

Suosittelemme

Tästä eteenpäin.

Mistä on kyse?